Lokaler efter arbete

I dessa undantagstider har företag börjat tänka noga på kontorslokalernas betydelse. Hur hitta lämpliga lokaler för företaget? Får vi se mer satellitkontor och flexibla kontor i framtiden?

Arbetssätt ändras och därmed också företagens behov av lokaler. Dessa undantagstider har gett fart åt många förändringar, till exempel distansjobb har blivit en del av så gott som allas vardag i informationsarbete. Behövs egna kontor alls i framtiden om jobbet kan skötas på distans?

• Kontoren kommer inte att försvinna, men de kommer att användas på annat sätt. Coronapandemin tvingade många företag att fundera på hur jobbet kan organiseras samt var och i samarbete med vem det ska utföras. Distansarbete kommer säkert att vara en del av mångas vardag också efter undantagstiden, men samtidigt ökar betydelsen av fungerande kontorslokaler, förutspår Mikko Markkanen, verkställande direktör för Crazy Town som erbjuder gemensamma kontorslokaler.

Asset Manager Tiia Vuolle på S-Banken Fastigheter Ab säger också att företag i framtiden kommer att fästa allt mer uppmärksamhet vid sina lokaler.

• Man kommer att satsa mer på att hitta lämpliga lokaler och planeringen av dem ökar i betydelse, säger Vuolle.

Hur hitta lämpliga lokaler? Både Vuolle och Markkanen konstaterar att läget är det allra viktigaste för de flesta företag. Därefter börjar man se på hurdana lokaler arbetet kräver.

Läget är nummer ett

Markkanen säger att de mest eftertraktade lokalerna finns i centrum och i knutpunkter med goda trafikförbindelser.

• Det är också viktigt att tänka på vilka partner företaget behöver. Finns de i närliggande kontor eller kanske i grannrummet? Det kan vara avgörande för valet av kontor, säger Markkanen.

Utöver att man delar på lokalerna är det centrala i Crazy Towns verksamhet att skapa en gemenskap, där man både lär av och sparrar varandra. Vuolle påminner att små företag sällan har egen personal för att ta hand om olika tjänster. Då är det särskilt viktigt att man söker sig till en plats där de tjänster som behövs finns nära tillhands.
I vissa fall är det motiverat för företag att överväga flera verksamhetsställen. Markkanen tar upp en hybridmodell, där företaget har ett huvudkontor och dessutom ett eller flera satellitkontor. Huvudkontoret kan vara till exempel i Helsingfors centrum och satellitkontoren i Tammerfors och Riihimäki. Ibland jobbar man hemifrån.

• Allt fler värdesätter flexibla arbetsmöjligheter. För många företag är den bästa lösningen säkert ett mellanting mellan att ha ett stort huvudkontor i centrum av staden eller att bara ha anställda som jobbar på distans hemifrån, utan kontor. Mellanformer skapas på platser där folk bor. Ett satellitartat sätt att jobba är ett växande fenomen. Det kommer att vara omvälvande just i informationsarbete, säger Markkanen.

Flexibla lokaler uppskattas

Utöver kontorets läge är det mycket viktigt att tänka på vilka behov lokalen ska svara på. Hur stor är arbetsgemenskapen, hurdant arbete utför var och en i gruppen?

• En kodar åtta timmar om dagen och vill jobba i lugn och ro vid en egen arbetsplats. En annan behöver ingen egen plats alls: jobbet är rörligt och på kontoret skapar och planerar man i grupp. Det är bra att gå igenom företagets arketyper och därigenom olika behov, ger Markkanen som råd.

Det att man jobbar allt mer på distans betyder inte automatiskt att företagens behov av lokaler minskar. Antalet personer som jobbar samtidigt på kontoret kanske minskar, men i stället uppkommer nya behov för hur lokalerna används. Såväl Markkanen som Vuolle bedömer att ytan som används som traditionellt öppet kontorslandskap minskar i framtiden och att man i stället inför multifunktionella kontor. Till exempel alla Crazy Towns lokaler är multifunktionella i dag.

• Efterfrågan på flexibla arbetsplatser ökar. Vi behöver lokaler för samarbete, för allt fler möten på distans och för arbete i lugn och ro. Eftersom antalet telefonsamtal och videomöten ökar, behöver vi exempelvis fler små mötesrum, säger Markkanen.

Vuolle förutspår att övergången till multifunktionella kontor och förändringarna till följd av coronapandemin i vissa fall kan öka behovet av utrymme.

• Om tre personer på ett kontor med totalt tio anställda har videomöte samtidigt måste det finnas flera separata rum. Vid sidan om distansjobbet kommer trygga och flexibla lokaler säkert att behövas också i framtiden.