Etätöissä tarvitaan tunteita

Etätyö on lisääntynyt ja videopalavereista, sähköposteista ja pikaviesteistä on tullut arkipäiväinen tapa pitää yhteyttä kollegoihin. Turhat palaverit ovat jääneet pois, mutta toisaalta niin ovat myös yhteiset kahvihetket ja käytäväkeskustelut. Miten voidaan varmistaa, että työpaikoilla kommunikointi sujuu ja tunteet näkyvät myös etätyöaikana?

Miksi tapaaminen skypessä, zoomissa tai teamsissa tuntuu erilaiselle kuin kasvotusten? Helsingin yliopiston tutkija Mari Falcon on tutkinut sosiaalista vuorovaikutusta sekä eroa verkkovälitteisen ja luonnollisen vuorovaikutuksen välillä. Hän kertoo, että videopalaverista puuttuu monia sellaisia piirteitä, jotka ovat luontaisia kasvokkaiselle kanssakäymiselle.

– Videopalaverista puuttuu esimerkiksi katsekontakti, joka on tutkitusti tärkeä tekijä luottamuksen syntymiselle. Videosta puuttuu myös jaettu tila ja sitä kautta jaettu tarkkaavaisuus, minkä on todettu olevan oleellinen osa sosiaalista vuorovaikutusta ja olevan yhteydessä muun muassa oppimiseen.

Falconin mukaan saamme kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa tietoa toisen tunteista ja aikeista sosiaalisina vihjeinä. Kun vuorovaikutus siirtyy verkkoon, vihjeet vähenevät.

– Puheen paino ja erilaiset kasvojen eleet ja ilmeet ovat vihjeitä, joiden avulla pystymme tulkitsemaan toisen tunteita ja aikeita, ja sitä kautta rakentamaan luottamusta itsen ja toisen välille. Kun hypätään verkkoon, useat sosiaaliset vihjeet jäävät kokonaan uupumaan tai niitä voi olla vaikeampi huomata, Falcon sanoo.

Tutkimusten mukaan ihmisten liikkeiden rytmi, samoin kuin fysiologiset signaalit, kuten syke ja jopa aivojen sähköinen toiminta synkronoituvat, kun ollaan fyysisesti tekemisissä toisten kanssa. Synkronoituminen taas on yhteydessä vuorovaikutuksen laatuun.

– Synkronoituminen näyttäisi ennustavan muun muassa yhteistyön onnistumista ja koettua sosiaalista läheisyyttä. Se näyttäisi myös olevan yhteydessä empatiataitoihin, jotka nojaavat vahvasti sosiaalisiin vihjeisiin. Videokeskustelujen aikana sosiaalisten vihjeiden puute ja yhteyksien viiveet, puhumattakaan erilaisista teknisistä ongelmista, vähentävät empatiaa, muokkaavat vuorovaikutuksen dynamiikkaa ja vaikuttavat mitä luultavimmin myös synkronoitumiseen sekä käyttäytymiseen fysiologisella tasolla, Falcon kertoo.

Ymmärtäväisyyttä peliin ja hymiöt käyttöön

Etätyö ja videopalaverit ovat kuitenkin tulleet jäädäkseen. Mihin meidän tulisi kiinnittää huomiota, jotta kommunikointi digitaalisten työkalujen kautta olisi mahdollisimman sujuvaa? Falconin mukaan hyvä lähtökohta on sen tiedostaminen, etteivät tunteet digitaalisissa kanavissa välity samalla tavalla kuin kasvotusten.

– Yritetään muistaa, että siellä ruudun toisella puolella kollega yrittää myös yhtä vähäisillä sosiaalisilla vihjeillä tulkita tilannetta ja vuorovaikutuksen sävyä. Voi olla hyvä käyttää enemmän aikaa siihen, että miettii millä tavoin vastaanottaja saattaa tietynlaisen käytöksen tai viestin tulkita. Tämän avulla voi pyrkiä aktiivisesti selkeyttämään omaa viestintää. Toisaalta vastaanottajana on hyvä pyrkiä välttämään ylitulkintoja epäselvissä tilanteissa, joissa vastapuolen ajatusten tulkitsemiseen oikein ei ole riittävästi tietoa. Tästäkin huolimatta väärinkäsityksiä voi tulla helpommin, joten ollaan ymmärtäväisempiä, Falcon ohjeistaa.

Eniten tunteita jää tulkitsematta luonnollisesti tekstipohjaisessa kommunikaatiossa. Sähköposti- ja pikaviesteissä Falcon kannustaa kiinnittämään huomiota kielenkäyttöön.

– Tutkimusten mukaan ihmiset tulkitsevat toisten neutraalit viestit keskimäärin todellista sävyä negatiivisemmiksi. Viestien sävyyn olisi hyvä kiinnittää huomiota, ja jos tilanteeseen sopii, niin lisätä vaikka hymiö viestiin mukaan.

Psykologinen turvallisuuden tunne on etätyössä tärkeää

Kun ei olla läsnä samassa tilassa, täytyy vuorovaikutukseen ja tunteiden johtamiseen panostaa entistä enemmän. Nyt kun kahvipöytä- ja käytäväkeskustelut ovat jääneet pois, työpaikan olisi hyvä tarjota muita alustoja, jotka mahdollistavat myös epämuodolliset keskustelut.

– Esihenkilöiden olisi hyvä tässä tilanteessa oikein kannustaa siihen, että käydään myös vapaamuotoisia keskusteluja, jotka eivät liity työhön, Falcon sanoo.

Falconin mukaan etätyössä ylipäätään kaikki positiivista ilmapiiriä, jaksamista ja laadukasta vuorovaikutusta lisäävät perusasiat nostavat merkitystään. Johtamisessa hän nostaa tärkeimmäksi asiaksi psykologisen turvallisuuden tunteen vaalimisen.

– Kun ollaan etätöissä, asiat eivät tule samalla tavalla spontaanisti esille kuin fyysisesti samassa tilassa ollessa. Tällöin on ensisijaisen tärkeää, että asioita ja niihin liittyviä tunteita uskalletaan tuoda aktiivisesti puheeksi. Työpaikoilla olisikin nyt hyvä korostaa sitä, että jokainen saa olla oma itsensä ja tuoda itselleen sopivalla tavalla esiin näkemyksiään, ajatuksiaan ja tunteitaan myös digitaalisissa kanavissa.

Tutustu etätyön vakuuttamiseen.