Hyppää sisältöön
Fennia.fi
På svenska
Kirjaudu Oma Fenniaan
  • Etusivu
  • Ajankohtaista
  • Vastuun jakaminen helpotti tulorekisteriin siirtymistä

Vastuun jakaminen helpotti tulorekisteriin siirtymistä

24.3.2019

Vuoden alussa otettiin käyttöön tulorekisteri: sähköinen tietokanta, joka sisältää kansallisella tasolla yksilöiden palkka- ja ansiotulotiedot. Sujuva siirtymä uuteen järjestelmään vaati tilitoimisto 1. Accountingilta selkeää sisäistä viestintää ja vastuun jakamista.

Porissa ja Raumalla toimiva 1. Accounting on tarjonnut taloushallinnon palveluita vuodesta 2005. Lähes 400 eri alojen asiakasta on ulkoistanut taloushallintoaan yrityksen hoidettavaksi. Yrityksessä on totuttu siihen, että ala on jatkuvassa murroksessa.

1. Accounting on kokenut toimintansa aikana esimerkiksi siirtymän sähköisten palveluiden käyttöön. Yrityksellä on pitkä kokemus sähköisestä taloushallinnosta ja uusien ratkaisujen käyttöönotosta. Tämä auttoi uudessa muutoksessa, kun vuoden alussa siirryttiin tulorekisterin käyttöön.

– Halusimme hoitaa siirtymään uuteen palveluun mahdollisimman kivuttomasti – niin työntekijöiden kuin asiakasyritysten vuoksi, kertoo omistaja ja asiakkuusjohtaja Kirsi Juusela.

Tulorekisterin käyttöönotto vaati ajallisia ja rahallisia panostuksia. Juuselan mukaan siirtymä sujui kuitenkin suhteellisen onnistuneesti, kiitos sitoutuneiden työntekijöiden.

Tiimityöllä selkeät ohjeistukset

– Suurin onnistumisemme oli vastuun jakaminen. Asian otti hoitaakseen kuuden hengen tiimi palkkapuolelta. He tekivät yhteistyötä, osallistuivat koulutuksiin ja jakoivat tietoa sisäisesti, Juusela kertoo. Koulutuksissa opittu tieto työstettiin sisäisiksi ohjeistuksiksi, joissa erilaisten asiakkuuksien vaatimat erityiskäytännöt otettiin huomioon.

– Tiimin vastuulla oli miettiä, mitä tulorekisterin käyttöönotto tarkoittaa meidän toiminnallemme. He tekivät sisäisiä linjauksia siitä, miten toimimme millaisessakin erityistapauksessa.

Juuselan mukaan kolmikymmenhenkisen tilitoimiston on helpompi varautua tällaiseen muutokseen kuin pienemmän kilpailijansa.

– Pienissä tilitoimistoissa vastuu tulorekisteriin valmistautumisesta saattaa olla yksin johtajan harteilla. Siihen verrattuna meidän oli helpompi valmistautua tähän.

Sisäinen tiedotus ja järjestelmät kuntoon

1. Accountingissa järjestettiin valmistautumisvaiheessa koko talon yhteisiä tiedotustilaisuuksia, joissa kerrottiin tulorekisteriin liittyvistä asioista.

– Työntekijämme kokivat riittämättömyyden tunnetta, kun he eivät aina osanneet auttaa asiakasta. Pääsimme itsekin tutustumaan tulorekisteriin ja palkanlaskentaohjelmien muutoksiin vasta joulukuussa, joten emme voineet itsekään oikein harjoitella niiden käyttöä etukäteen.

Epätietoisuuden lisäksi suurimpana haasteena on ollut uusien järjestelmien ajoittainen toimimattomuus. Helpottaakseen siirtymää 1. Accounting osti käyttämänsä palkkahallinnon ohjelmiston rinnalle toisen järjestelmän, joka helpottaa tulorekisterin käyttöä automatisoimalla osan prosessista.

– Yksityisen ohjelmistotalon tarjoama ohjelmisto oli rahallinen investointi, mutta se helpottaa työtämme.

Työtaakka keventyy tulevaisuudessa

Asiakasyrityksiltä Juusela ja kollegat eivät ole saaneet erityisempää palautetta tulorekisteristä.

– Heillehän ei näy se työpanos, jonka olemme laittaneet tulorekisteriin siirtymiseen, selittää Juusela.

Vaikka käyttöönottoon liittyvään valmistautumiseen on kulunut lukuisia työtunteja ja palkanmaksuista tehtävät ilmoitukset työllistävät, tulorekisterin tuomat hyödyt siintävät horisontissa.

– Toistaiseksi tulorekisteri vie meiltä aikaa sen sijaan, että säästäisi sitä. Uskon kuitenkin, että työtaakkamme kevenee siinä vaiheessa, kun meiltä ei enää kysytä palkkatodistuksia tai tilitysyhteenvetoja, vaan julkiset tahot käyttävät rekisteriä tiedonlähteenään, Juusela ennustaa.
Tulorekisteri Elossa

  • Ensimmäiset ilmoitukset tulorekisteristä Eloon tulivat 2.1.2019.
  • Elossa vastaanotettu ilmoituksia 73 prosenttiin vakuutuksista.
  • Elo auttaa asiakkaita tulorekisteriasioissa ma–pe klo 8−16.30 numerossa 020 694 730.
  • Vastauksia useimmin esitettyihin kysymyksiin löydät osoitteesta elo.fi/tulorekisteri/ukk.

Fennia-lehti 1/2019
Teksti: Dina Hasan

Vakuutukset ja palvelut Vahingot Asiakaspalvelu Ajankohtaista Yritysasiakkaat Medialle Tietoa Fennia-konsernista Briefly in English
© Fennia-konserni
00017 Fennia, Helsinki
Puhelin: 010 5031
Tietosuoja ja käyttöehdot Saavutettavuus Yksityisyyden suoja puhelinpalvelussa
Verkkopalvelussamme käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Käyttämällä palvelua hyväksyt evästeiden käytön.
Lue lisää evästeistä.