Bolagsstämma
Kallelse till ordinarie bolagsstämma
Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennias delägare kallas till ordinarie bolagsstämma, som hålls 8.5.2024 klockan 14.00 på bolagets huvudkontor i Böle på adressen Kyllikkiporten 2, 00240 Helsingfors.
A. Frågor som behandlas i bolagsstämman
Följande frågor behandlas i bolagsstämman:
Öppnande av stämman
Konstituering av stämman
Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen
Konstaterande av stämmans laglighet och beslutsförhet
Konstaterande av de närvarande samt fastställande av närvaroförteckning och röstlängd
Ärenden som anges i 15 § i bolagsordningen.
a. Framläggande av bokslutet för 2023 (som omfattar resultat- och balansräkningen och noter till dessa samt koncernbokslutet) och verksamhetsberättelsen.
b. Framläggande av revisionsberättelsen.
c. Framläggande av förvaltningsrådets utlåtande om bokslutet, verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen.
d. Beslut om fastställande av bokslutet.
e. Beslut om användning av vinsten som balansräkningen visar.
Styrelsens förslag:
Fennias utdelningsbara medel var 573 962 807,47 euro. Bolagets vinst för räkenskapsperioden var 116.860.087,21 euro. Bolagets förlust för räkenskapsperioden var -13 299 118,36 euro. Styrelsen föreslår för bolagsstämman att räkenskapsperiodens förlust täcks med medel från säkerhetsfonden.
f. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen, förvaltningsrådsmedlemmarna och verkställande direktören för 2023.
g. Beslut om antalet förvaltningsrådsmedlemmar för 2025.
Förslag av förvaltningsrådets arbetsutskott:
Antalet medlemmar bibehålls och fastställs till 46 medlemmar.
h. Beslut om arvodena för förvaltningsrådsmedlemmarna samt grunderna för ersättning av resekostnader.
Förslag av förvaltningsrådets arbetsutskott:
Arvodena behålls på nuvarande nivå, det vill säga månadsarvodet för förvaltningsrådets ordförande är 2 000 euro, månadsarvodet för vice ordföranden är 1 500 euro och mötesarvodet för samtliga medlemmar är 1 400 euro.
Dessutom betalas rese- och logikostnader enligt statens resereglemente samt som dagpenning det skattefria maximibelopp för dagpenning som avses i skattestyrelsens anvisningar.
i. Beslut om antalet revisorer och deras arvoden.
Styrelsens förslag:
Antalet fastställs till en ordinarie revisor och någon revisorssuppleant väljs inte. Revisorernas arvode betalas enligt skälig faktura.
j. Val av förvaltningsrådets medlemmar.
Det konstateras att följande medlemmar står i tur att avgå vid utgången av 2024: Clarisse Berggårdh, Risto Finne, Jarmo Halonen, Satu Heikkilä, Jukka Hyryläinen, Tommi Latva, Maunu Lehtimäki, Heli Lindqvist, Mikko Markkanen, Anna Mollberg, Ari Penttilä, Pekka Rantamäki, Tarleena Rinta-Jouppi, Juhana Tikka och Minna Vanhala-Harmanen. Av dessa är Satu Heikkilä inte längre tillgänglig för omval, och Risto Finne har avgått redan under 2023.
Dessutom lämnade Marianne Kaasalainen, som stod i tur att avgå 31.12.2025, förvaltningsrådet under mandatperioden och Markus Lindblom, som stod i tur att avgå 31.12.2026, har avlidit. En ny medlem ska väljas i deras ställe för den återstående mandatperioden.
Förslag av förvaltningsrådets arbetsutskott:
Av de som står i tur att avgå väljs följande personer om för mandatperioden 2025–2027: Clarisse Berggårdh Jarmo Halonen, Jukka Hyryläinen, Tommi Latva, Maunu Lehtimäki, Heli Lindqvist, Mikko Markkanen, Anna Mollberg, Ari Penttilä, Pekka Rantamäki, Tarleena Rinta-Jouppi, Juhana Tikka och Minna Vanhala-Harmanen.
Till nya förvaltningsrådsmedlemmar väljs:
• ekonomi- och personaldirektör Nina Lampen (Oy Ankkalampi) från och med 8.5.2024 för att ersätta Marianne Kaasalainen för hennes resterande mandatperiod fram till 31.12.2025;
• verkställande direktör Ville Mäkinen (TavaraTaxi) från och med 8.5.2024 för att ersätta Markus Linblom för hans resterande mandatperiod fram till 31.12.2026, och
• verkställande direktör Gina Tallqvist, VD (Tallqvist-bolagen) och styrelseordförande Pasi Pitkänen (Kumoni Oy) för mandatperioden 2025–2027.
k. Val av revisor.
Styrelsens förslag:
Till revisor för räkenskapsperioden 1.1.2024–31.12.204 väljs revisionssammanslutningen KPMG Oy Ab, med Petri Kettunen som huvudansvarig revisor.
Övriga ärenden
Ändring av bolagsordningen
Fennias styrelse och förvaltningsråd föreslår att Fennias bolagsordning ändras så att § 12 (Revisorer) och § 15 (Ordinarie bolagsstämma) kompletteras på det sätt som beskrivs nedan. Ändringarna är en förberedelse inför skyldigheten enligt direktivet om hållbarhetsrapportering att utse en revisor för att bestyrka hållbarhetsrapporteringen.
De föreslagna tilläggen till den gällande bolagsordningen är markerade med kursiv stil och understrukna.
12 § Revisorer och revisor för hållbarhetsrapportering
Den ordinarie bolagsstämman utser minst en och högst två revisorer för en redovisningsperiod i taget och minst en och högst två revisorssuppleanter för granskning av bolagets förvaltning och konton. Det är dock inte obligatoriskt att utse en revisorssuppleant om en revisionssammanslutning utses som revisor.
Den ordinarie bolagsstämman utser för en räkenskapsperiod åt gången en hållbarhetsrapporteringsrevisor och en andra ställföreträdande hållbarhetsrapporteringsrevisor för bestyrkande av hållbarhetsrapporteringen. Det är dock inte obligatoriskt att utse en ställföreträdande hållbarhetsrapporteringsrevisor om en revisionssammanslutning utses som revisor för hållbarhetsrapporteringen.
Mandatperioden för en revisor och en revisorssuppleant samt för bestyrkaren av hållbarhetsrapporteringen och dennas ställföreträdare upphör vid utgången av den första ordinarie bolagsstämma som följer på valet. Minst en revisor ska vara en revisionssammanslutning.
15 § Ordinarie bolagsstämma
Vid bolagsstämman ska
– läggas fram
a) bokslutet som också inkluderar koncernbokslutet samt verksamhetsberättelsen
b) revisionsberättelsen
c) förvaltningsrådets utlåtande om bokslutet, verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen
– beslutas
d) om fastställande av bokslutet och koncernbokslutet
e) om användning av vinsten som balansräkningen visar
f) om beviljande av ansvarsfrihet för medlemmarna av styrelsen och förvaltningsrådet samt för verkställande direktören
g) om antalet förvaltningsrådsmedlemmar för följande kalenderår
h) om arvodena för förvaltningsrådsmedlemmarna samt grunderna för ersättning av resekostnader
i) om antalet revisorer och revisorssuppleanter samt om deras arvoden
– utses
j) förvaltningsrådets medlemmar
k) revisorer och vid behov revisorssuppleanter
l) hållbarhetsrapporteringsrevisor och vid behov dennas ställföreträdare samt
– behandlas
m) övriga ärenden som anges i möteskallelsen.
Den fullständiga bolagsordningen med de föreslagna ändringarna finns i bilagan (Förslag till bolagsordning för ömsesidiga försäkringsbolaget Fennia, pdf, på Finska) .Avslutande av stämman.
B. Bolagsstämmohandlingar
Denna stämmokallelse, inklusive alla beslutsförslag på bolagsstämmans föredragningslista, finns på Fennias webbplats https://www.fennia.fi/bolagsstamma. Fennias bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse finns på ovan nämnda webbplats senast 22.4.2024.
Denna stämmokallelse och övriga ovan nämnda dokument är även tillgängliga på bolagsstämman och på begäran skickar vi kopior på dem och denna stämmokallelse till delägaren. Bolagsstämmans protokoll finns till påseende på ovan nämnda webbplats senast från den 21.5.2024.
C. Anvisningar till mötesdeltagarna
1. Anmälan
Bolagets delägare har rätt att delta i bolagsstämman. En delägare är en försäkringstagare som hos Fennia har en gällande försäkring som trätt i kraft senast 31.12.2023.
En delägare som vill delta på bolagsstämman ska anmäla sig senast 30.4.2024 klockan 16. Anmälan ska vara framme innan dess.
Anmälan till bolagsstämman kan göras per e-post till hanna.liski@fennia.fi, per telefon på 010 503 5415 eller per brev till Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennia, Hanna Liski, PN 1, 00017 FENNIA. I samband med anmälan ska man ange delägarens namn, personbeteckning och telefonnummer samt namn på eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning eller meddela om anlitande av ett centralt ombud som utsetts av Fennia.
Delägaren, hans eller hennes representant eller ombud ska på mötesplatsen vid behov kunna bestyrka sin identitet och/eller representationsrätt.
2. Anlitande av ombud och fullmakter
Delägaren kan delta på bolagsstämman och utöva sina rättigheter genom ombud. Delägarens ombud ska lägga fram en daterad fullmakt eller på ett annat tillförlitligt sätt påvisa sin rätt att företräda delägaren.
Delägarna kan om de så önskar delta i bolagsstämman via ett centralt ombud som utsetts av Fennia och ge fullmakt till Sanna Elg, Fennias direktör för juridiska ärenden, eller en person som hon beordrat, att representera denna och utöva rätten att yttra sig och rösta på bolagsstämman. Fullmaktsmallen finns på Fennias webbplats www.fennia.fi/bolagssamma.
Eventuella fullmakter ombeds lämnas in per e-post till hanna.liski@fennia.fi eller per brev till Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennia, Hanna Liski, PB 1, 00017 FENNIA innan anmälningstiden går ut.
ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSBOLAGET FENNIA
STYRELSEN