Hyppää sisältöön

Tietosuojaseloste

Asiakkaidemme luottamus on meille tärkeä asia ja haluamme käsitellä henkilötietoja luottamuksen arvoisesti. Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) lisäksi muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten tietosuojalakia 1050/2018 ja lakia sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) sekä viranomaisten määräyksiä. Huolehdimme toiminnassamme lisäksi vakuutussalaisuuden toteutumisesta. Varmistamme henkilötietojen asiamukaisen ja turvallisen käsittelyn tarvittavin hallinnollisin ja teknisin suojatoimenpitein.

Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten Fennia käsittelee henkilötietoja toiminnassaan.

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia on vahinkovakuutusyhtiö, jonka toimialaan kuuluvat lakisääteiset ja vapaaehtoiset vahinkovakuutukset. Fennia toimii rekisterinpitäjänä vakuutusliiketoiminnassaan ja sitä tukevassa toiminnassa käsittelemiensä henkilötietojen osalta.

Fennian yhteystiedot:
Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia
Kyllikinportti 2
00240 Helsinki
Postiosoite: 00017 Fennia

Vakuutusosakeyhtiö Henki-Fennia (”Henki-Fennia”) toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä siltä osin, kun se käsittelee henkilötietoja tarjoamiensa vapaaehtoisten henki-, eläke- ja säästövakuutuspalveluiden tuottamiseen. Fennia toimii henkilötietojen käsittelijänä Henki-Fennian puolesta ja lukuun, kun Fennia käsittelee henkilötietoja vakuutusten tarjoamisen, vastuunvalinnan, asiakaspalvelun, vakuutusten ja asiakkuuden hoitamisen, korvauskäsittelyn, markkinoinnin, liiketoiminnan kehittämiseen liittyvien tehtävien, maksuliikenteen ja riskienhallinnan toteuttamiseksi.

Henki-Fennian yhteystiedot:
Vakuutusosakeyhtiö Henki-Fennia
Kyllikinportti 2
00240 Helsinki
Postiosoite 00017 Fennia

Tällä tietosuojaselosteella ”Fennialla” viitataan molempiin rekisterinpitäjiin.

Fennia-konsernin tietosuojavastaavaan voi olla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@fennia.fi.

Rekisteröityjä ovat Fennian:

  • vakuutus- ja vahinkoasiakkaat sekä potentiaaliset asiakkaat
  • vakuutetut
  • edunsaajat
  • korvauksensaajat ja muut vahingon osalliset
  • takaajat ja pantinantajat
  • yhteisöjen ja yritysten vastuuhenkilöt
  • regressivelalliset
  • työntekijät, yhteistyökumppanit sekä heidän vastuuhenkilönsä ja työntekijänsä
  • valtuutetut ja edunvalvojat
  • Fennian hallintoelimissä, kuten hallintoneuvostossa ja hallituksissa toimivat henkilöt
  • Fennian omistamissa kiinteistöissä vierailevat henkilöt.

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä Fenniassa kerrotaan rekrytoinnin tietosuojaselosteella. Lue lisää evästeiden käytöstä.

Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ja niiden esimerkkitietoja

Perustiedot
Yksityishenkilö: Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus.
Yhteisöt: Yhteisön puolesta toimivien henkilöiden perustiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön.

Yhteystiedot
Osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot
Passinumero, PEP-tieto, pakotetarkastustiedot.

Vastuunvalintatiedot
Luottotiedot, myyntikielto.

Asiakkuustiedot
Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten asiakastunnus, vakuutustunnus, asiakassidokset, kuten perhe-, huoltaja-, ja edustajasidos, asiakassegmenttitieto ja etutiedot sekä tieto jäsenyyksistä, joilla on vaikutusta etuuksiin tai alennuksiin. Hinnoitteluun liittyvät tiedot, kuten ikä, terveydentilaan liittyvät tiedot, asuinpaikka, vahinkohistoria, vakuutettavan kohteen, kuten ajoneuvon tai asunnon, ominaisuudet sekä valitun vakuutusturvan laajuus.

Sopimus- ja tuotetiedot
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten, tuotteiden ja palveluiden tiedot.

Asiakastapahtumatiedot
Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, muutokset vakuutuksiin sekä asiakkaaseen liittyvien tehtävien dokumentointi.

Erityiset henkilötietoryhmät
Terveydentilatiedot, kuten terveysselvitys, sairauskertomus, lääketieteellinen diagnoosi, tehdyt lääketieteelliset tutkimukset ja toimenpiteet sekä ammattiliittojäsenyystieto.

Laskutus- ja perintätiedot
Tilinumero, maksusopimus- ja muut laskutusta koskevat tiedot.

Taloudellista taustaa koskevat tiedot
Viranomaisrekistereistä, työnantajalta tai toiselta vakuutusyhtiöltä saadut maksettuja palkkoja ja etuuksia koskevat tiedot, muut taloustiedot.

Asiakastyytyväisyys- ja muista kyselyistä kertyneet tiedot, kiinnostuksen kohteet, asiakaspalaute
Kyselyiden vastaukset, rekisteröidyn ilmaisemat kiinnostuksen kohteet, asiakaspalautteen sisältö.

Suostumukset
Voimassa oleva suostumus.

Puhelutallenteet ja muun viestinnän sisältö
Erilaiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi puhelutallenteet, verkkoviestit, kirjeet, sähköposti- ja chat -keskustelut.

Korvauskäsittelytiedot
Vahinkoilmoitus, korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat ja muut tiedot, oikeuden tuomiot, osallistiedot ja korvaukset.

Tekniset tunnistamistiedot
Verkkotunnistetiedot, kuten evästetunnisteet, IP-osoitteet sekä laite- ja asiakastunnisteet, lokitiedot.

Rikostuomioita ja rikoksia koskevat tiedot
Rikosilmoitus, tutkintailmoitus, tutkintapöytäkirja, rikostuomio.

Kulunvalvontatiedot
Videotallenteet, ovien sähkölukkojen keräämät tiedot.

Ilmoituskanavien keräämät tiedot
Ilmoitettavaa tapahtumaa, virhettä ja poikkeamaa koskevat tiedot.

Muista lähteistä saadut tiedot
Kumppaneilta saadut tiedot, avoimista lähteistä kerätyt tiedot.

Käsittelemme henkilötietoja siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on kerätty, kuten asiakassuhteen hoitamiseksi tai korvausasian ratkaisemiseksi. Jos käsittelemme henkilötietoja myöhemmin muuhun tarkoitukseen, huolehdimme siitä, että tietoja ei käsitellä tarkoituksessa, joka on yhteensopimaton alkuperäisen tarkoituksen kanssa.

Käsittelemme alle 12-vuotiaiden lasten henkilötietoja pääsääntöisesti heidän huoltajiensa suostumuksella. Ilman huoltajien suostumusta käsittelemme lasten tietoja vain eräitä erikseen määriteltyjä, rajattuja käyttötarkoituksia varten. Esimerkiksi vakuutuksen edunsaajaksi alaikäinen voidaan merkitä ilman huoltajan suostumusta.

Kerromme alla keskeiset henkilötietojen käsittelytarkoituksemme ja niiden oikeusperusteet.

Tavallisimmin henkilötietojen käsittely Fenniassa perustuu vakuutussopimukseen. Käsittelemme henkilötietoja, kun laadimme vakuutustarjouksen, kun vakuutussopimus tulee voimaan ja kun hoidamme asiakassuhdetta.

Ennen vakuutuksen tarjoamista selvitämme vakuutuksenottajan vakuutusturvan tarpeen ammattimaisesti ja huolellisesti käsittelemällä vakuutettavaa kohdetta koskevia tarpeellisia tietoja. Lisäksi ennen vakuutussopimuksen tekemistä tarkastamme rekisteröidyn luottotiedot. Vakuutuksen tarjoamista varten käsittelemme määrättyjä henkilötietoja myös vakuutuksen hinnan muodostamiseksi.

Joissain tilanteissa meillä on tarve käsitellä henkilötietoja, vaikka rekisteröidyllä ei olisi sopimusta meidän kanssamme. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on vakuutettuna tai edunsaajana vakuutuksessa, jonka on hankkinut hänen puolestaan joku toinen henkilö. Käsittelemme henkilötietoja myös silloin, kun rekisteröity ottaa meihin yhteyttä jonkin kanavan kautta.

Käytämme asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan tuntemistietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaiseen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä tällaisen teon ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamiseksi. Tietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi ei käytetä muihin tarkoituksiin. Suoritamme myös jokaiselle asiakkaalle, yhteistyökumppanille ja maksunsaajalle lain edellyttämät pakotetarkistukset ennen asiakkuuden tai liikesuhteen perustamista ja suorituksen maksua.

Lähetämme asiakasviestintää vakuutus- ja vahinkoasioidesi hoitamiseksi.

Annamme asiakkaillemme vinkkejä vahinkojen ennaltaehkäisyyn sekä kerromme tarjoamistamme eduista. Lähetämme myös kutsuja arvontoihin sekä palveluihimme liittyviin kyselyihin ja tilaisuuksiin. Asiakkaan on mahdollista kieltää tällainen sähköinen viestintä.

Jos olemme saaneet asiakkaalta sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä, voimme käyttää tätä yhteystietoa samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteidemme ja palvelujemme suoramarkkinoinnissa. Asiakkaan on mahdollista kieltää tällainen suoramarkkinointi. Riippumatta siitä, onko rekisteröity asiakassuhteessa kanssamme, voimme käsitellä hänen henkilötietojaan kertoaksemme perinteisen suoramarkkinoinnin keinoin ajankohtaisia asioita Fenniasta ja palveluistamme, esimerkiksi millaisia palveluja ja ratkaisuja voimme tarjota vakuuttamisen tai riskienhallinnan tueksi. Rekisteröidyn on mahdollista kieltää tällainen suoramarkkinointi.

Lähetämme sähköistä suoramarkkinointia myös yritysten yhteyshenkilöille, joiden on mahdollista kieltää tällainen suoramarkkinointi.

Rekisteröidyn suostumuksella teemme myös sähköistä suoramarkkinointia.

Lähettämämme suoramarkkinointi voi sisältää myös huolellisesti valikoitujen kumppaneiden palveluiden markkinointia sääntelyn sallimissa rajoissa.

Voimme asiakkaan suostumuksella liittää evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla saatuja asiakkaan henkilötietoja mahdollisesti muussa yhteydessä kerättyihin henkilötietoihin. Jos asiakas ei saavu sivustollemme lähettämiemme asiakasviestien kautta, emme kuitenkaan voi tunnistaa häntä pelkkien evästeiden avulla. Hyödynnämme tietoja verkkosivuston personoimiseksi sekä markkinointiviestinnän kohdentamiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja korvauskäsittelyn yhteydessä esimerkiksi silloin, kun rekisteröity hakee korvausta ottamansa vakuutuksen perusteella tai on osallisena vahingossa, jota käsitellään yrityksen tai jonkun toisen henkilön ottaman vakuutuksen perusteella. Rekisteröity voi olla korvauskäsittelyssä edunsaajana, vahingonkärsineenä, todistajana tai muuna vahingon osallisena.

Vahingosta selviytymisen palveluissa autamme asiakkaitamme yhteistyökumppaneidemme kanssa selviämään vahinkotilanteesta mahdollisimman sujuvasti. Tällä hetkellä vahingosta selviytymisen palveluita ovat muun muassa Autoapu 24 h ja FenniaHoitaja-palvelu.

Nauhoitamme ja tallennamme asiakaspalvelumme puheluja asiakastapahtuman varmentamiseksi, vastuumme selvittämiseksi sekä palveluidemme kehittämiseksi.

Meillä on yhtiömme toiminta-ajatuksen ja liiketoiminnan mukaiset vastuunvalintaperiaatteet, joissa määrittelemme, minkälaisia riskejä vakuutamme ja millä ehdoilla tarjoamme vakuutuksia. Vastuunvalinnalla varmistamme vakuutustoiminnan kannattavuutta ja ehkäisemme vakuutusrikollisuutta.

Käsittelemme määrättyjä henkilötietoja, jotta voimme varmistua siitä, että asiakkaamme täyttävät vastuunvalintaperiaatteiden vaatimukset. Esimerkiksi yritysasiakkailta tarkistamme yrityksen vastuuhenkilöön liittyviä tietoja ja ennen vapaaehtoisen henkilövakuutuksen myöntämistä voimme pyytää vakuutuksenhakijaa tai vakuutettua täyttämään terveysselvityksen.

Voimme kieltäytyä vakuutussopimuksen tekemisestä tietyissä tilanteissa. Tällainen tilanne voi tulla esimerkiksi, jos asiakas on merkitty vakuutusyhtiöiden yhteiseen väärinkäytösrekisteriin vakuutusyhtiöitä vastaan tehdyn petoksen vuoksi tai jos meillä on perusteltua aihetta epäillä, että henkilö toimii sellaisen tahon lukuun, jonka kanssa emme tee sopimuksia.

Käsittelemme henkilötietoja liiketoiminnan erilaisten kehityshankkeiden toteuttamiseksi. Analysoimme erilaisia henkilötietoja kehittääksemme parempia tuotteita ja palveluita sekä tarjotaksemme asiakkaillemme parempaa asiakaspalvelua ja -kokemusta. Lisäksi analysoimme henkilötietoja vakuutusten hinnoittelumallien ja prosessiemme kehittämiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja erilaisten markkina- ja asiakastutkimusten toteuttamiseksi ja analysoimiseksi. Mittaamme esimerkiksi asiakaskokemusta erilaisilla markkina- ja asiakastyytyväisyyskyselyillä. Teemme myös mielipide- ja markkinointitutkimuksia kehittääksemme liiketoimintaamme ja palveluitamme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä näiden toimintojen yhteydessä järjestettävien arvontojen toteuttamiseen.

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Analysoimme henkilötietoja tehdäksemme asiakas- ja riskiluokituksia, kuten asiakassegmentointia. Hyödynnämme analyysejä esimerkiksi vakuutusten hinnoittelussa, asiakastutkimusten kohdistamisessa, selvittääksemme tuotteiden soveltuvuutta asiakkaille sekä tarjotaksemme ja markkinoidaksemme asiakkaan tarpeita vastaavia tuotteita ja palveluita. Asiakassegmentoinnissa hyödynnetään myös ulkoisia lähteitä, kuten Tilastokeskuksen Ruututietokantaa.

Hyvän vakuutustavan ja vakuutustoiminnan yleisten periaatteiden mukaan väärinkäytösten torjunta on osa vakuutusalan yhteiskuntavastuuta. Vakuutustutkinnalla tarkoitetaan vakuutustapahtumien sekä niiden olosuhteiden ja epäiltyjen petosrikosten selvittämistä. Vakuutustutkinnan tavoitteena on selvittää, mitä asiassa tosiasiallisesti on tapahtunut. Pyrimme vakuutustutkinnan avulla omassa toiminnassamme vähentämään liiketoimintaamme kohdistuvia rikoksentekomahdollisuuksia, esimerkiksi selvittämällä epäilyttäviä vahinkotapahtumia. Tarvittaessa ilmoitamme ilmi tulleita rikoksia esitutkintaviranomaisille.

Vakuutusyhtiöihin kohdistuvan rikollisuuden torjumiseksi vakuutusalalla on käytössä yhteinen vahinkorekisteri sekä väärinkäytösrekisteri. Vahinkorekisteriin kerätään tietoja vakuutusyhtiöille ilmoitetuista vahingoista ja sen tarkoituksena on estää korvauksen hakeminen väärin perustein useammasta yhtiöstä. Väärinkäytösrekisteriin tallennetaan tiedot niistä henkilöistä, joiden epäillään syyllistyneen tai jotka ovat syyllistyneet vakuutusyhtiöön kohdistuvaan rikokseen. Vakuutusyhtiö voi tehdä merkinnän rekisteriin, kun epäillystä rikoksesta on ilmoitettu esitutkintaviranomaiselle tai syyttäjälle.

Luovutamme tietoja vahinkovakuutuksista vahinko- ja väärinkäytösrekistereihin ja tarkastamme näiden rekisterien tiedot korvaushakemusten käsittelyn yhteydessä.

Käyttämämme Netso-palvelu on vakuutusyhtiöiden tarjoama ja asiamiesyritysten, kuten autoliikkeiden ja katsastusasemien, hyödyntämä sisäänkirjautumisportaali vakuutusten myyntikanaviin. Asiamiesyrityksen työntekijä pääsee palvelun kautta tekemään asiakkaalle vakuutussopimuksen ja rekisteröimään ajoneuvon.

Olemme yhdessä muiden vakuutusyhtiöiden kanssa rekisterinpitäjä vakuutus- ja vahinkohistoriatietojärjestelmässä (VVH-järjestelmä), jonka kautta Suomessa toimivat vakuutusyhtiöt voivat pyytää ja välittää liikennevakuutusten hinnanlaskentaa varten tarvittavat vakuutus- ja vahinkohistoriatiedot yhtiöiden välillä. VVH-järjestelmän keskitetyn tietovaraston avulla vakuutusyhtiöt voivat myös ylläpitää vakuutettujen ajoneuvojen vakuutusten vahinkohistorioita siten, että muut yhtiöt voivat kysellä niitä keskinäisten sopimustensa antamassa laajuudessa suoraan tietovarastosta.

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme kehittää tietojärjestelmiämme vastaamaan paremmin asiakkaidemme ja liiketoimintamme tarpeita sekä varmistaa tietojen turvallisen käsittelyn. Tietoturvatyön päämääränä on vastuullamme olevien palveluiden ja tietojen suojaaminen ja jatkuvuuden sekä sääntelynmukaisuuden varmistaminen kaikissa olosuhteissa.

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme puolustaa liiketoimintaamme esimerkiksi erilaisissa riidanratkaisufoorumeissa, kuten vakuutusasioiden käsittelyyn keskittyneissä lautakunnissa sekä tuomioistuimissa ja muissa viranomaisissa.

Käsittelemme henkilötietojasi, kun toteutamme tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksiesi käyttöä, esimerkiksi kun kokoamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi tai poistamme tietojasi.

Käsittelemme henkilötietoja viranomaisraportointia ja sisäistä raportointia varten sekä Fennian hallinnon järjestämisessä. Muodostamme henkilötietojen avulla myös tilastoja erilaisiin tarkoituksiin.

Käytössämme on erilaisia ilmoituskanavia toiminnassamme havaittuja poikkeavuuksia, virheitä ja väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten vastaanottamista varten. Tällainen on esimerkiksi Whistleblowing-kanava. Ilmoituskanavien kautta tulleet tiedot käsitellään sisäisten prosessiemme mukaisesti.

Vuokraamme omistamiamme kiinteistöjä toisille yrityksille ja muille yhteisöille. Toimimme rekisterinpitäjänä vuokrasuhteen hallinnoimiseen liittyvien henkilötietojen osalta ja lisäksi huolehdimme kiinteistöjen kulunvalvonnan järjestämisestä. Tallennamme kiinteistöjen sähkölukkojen avaustiedot ja videotallennetiedot.

Teemme yhteistyösopimuksia kumppaneidemme ja sidosryhmiemme kanssa, jotta voimme tuottaa asiakkaillemme etuja ja hyötyjä. Käytämme kumppaneita myös vakuutusten tarjoamisessa. Käsittelemme yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöiden, vastuuhenkilöiden ja työntekijöiden henkilötietoja meille soveltuvien kumppaneiden valitsemiseksi ja kumppanuustoiminnan hoitamiseksi.

Tarjoamme yritysasiakkaillemme lainoja ja takausvakuutuksia. Palvelua tarjotessamme käsittelemme asiakkaiden vastuuhenkilöiden, takaajien ja pantinsaajien henkilötietoja.

Voimme vastaanottaa tai luovuttaa määrättyjä henkilötietoja kolmannelle osapuolelle liiketoimintajärjestelyssä. Liiketoimintajärjestelyjä ovat esimerkiksi erilaiset liiketoimintakaupat ja liiketoimintojen siirrot sekä yhtiöiden sulautumiset ja jakautumiset. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös ulkoistusta varten eli siinä tapauksessa, että käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa palveluiden tuottamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet (pdf)

Saamme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi asiakkuussuhteen perusteella sekä muualta rekisteröidyn valtuutuksen tai suostumuksen perusteella. Rekisteröity voi antaa suostumuksen henkilötietojen pyytämiseen terveydenhoitolaitoksilta esimerkiksi vakuutustarjouksen laatimista varten.

Hankimme tietoa myös erilaisista julkisista rekistereistä, esimerkiksi Verohallinnolta, Kelalta, Traficomilta, Tilastokeskukselta, Eläketurvakeskukselta sekä osoitetietoja Posti Oyj:n ja Digi- ja väestötietoviraston rekistereistä. Lisäksi hankimme tietoja yksityisiltä palveluntuottajilta, kuten Suomen Asiakastieto Oy:ltä, Vainulta ja Fonectalta. Käytämme tietojen lähteenä myös vakuutusalan yhteisiä rekistereitä.

Keräämme tietoja rekisteröidyn toiminnan perusteella verkkopalvelusivustollamme osoitteessa www.fennia.fi ja Oma Fennia -verkkopalvelussa. Näiden tietojen keräämisessä käytämme apuna evästeitä. Lue lisää evästeiden käytöstä.

Voimme luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön velvoitteen täyttämiseksi, rekisteröidyn suostumuksella tai kun meillä on luovutukselle muu painava peruste.

Lainsäädännön sallimassa laajuudessa luovutamme henkilötietoja esimerkiksi Fennia-konsernin yhtiöiden välillä asiakassuhteen hoitamiseksi sekä markkinointia ja riskienhallintaa varten, viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä vakuutusalan vahinko- ja väärinkäytösrekistereihin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös toiselle yritykselle, jos myymme osan liiketoiminnastamme.

Jotta saamme pyytämiämme tietoja julkisista rekistereistä tai yksityisiltä palveluntarjoajilta meidän tulee tavallisesti luovuttaa näille tahoille joitain rekisteröidyn tunnistetietoja. Esimerkiksi maksuhäiriömerkintöjen tarkastamiseksi Suomen Asiakastieto Oy:lle luovutetaan nimi ja henkilötunnus.

Käytämme palvelujemme tuottamisessa ja henkilötietojen käsittelyssä apunamme huolellisesti valittuja ulkopuolisia palveluntarjoajia, joille siirrämme tietoja niiltä osin kuin on tarpeellista heidän tuottamiensa palveluiden toteuttamiseksi. Teemme aina tietosuojasopimuksen käyttämiemme henkilötietojen käsittelijöiden kanssa. Lisäksi asiakkaan suostumuksen perusteella voimme luovuttaa asiakkaan yhteystiedot huolellisesti valikoiduille kumppaneillemme kumppanin palveluiden markkinoimiseksi.

Voimme joissain tapauksissa siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisissa maissa toimiville organisaatioille. ETA-alueella tarkoitetaan EU:n jäsenvaltioita sekä Islantia, Liechtensteinia ja Norjaa.

Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle edellyttää muiden tietosuojalainsäädännön vaatimusten noudattamisen lisäksi meiltä erityistä siirtoperustetta, esimerkiksi:

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Jos päätös on kuitenkin tarpeellinen sopimuksen tekemiseksi kanssamme, se perustuu lainsäädäntöön tai suostumukseen, voimme tehdä asiassa päätöksen pelkästään automaattista käsittelyä hyödyntäen.

Vakuutushakemuksen ja korvaushakemuksen yhteydessä käsittelemme joissain tapauksissa hakemuksen lainsäädännön mahdollistamin tavoin käyttämällä automaattista päätöksentekojärjestelmää. Teemme näin, jotta voimme käsitellä asian mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Automaattisesta päätöksenteosta ilmoitetaan erikseen sitä hyödyntävän palvelun yhteydessä.

Vakuutus myönnetään joidenkin vakuutuslajien kohdalla automaattista päätöksentekoa hyödyntäen, jos asiakkaalla ei ole maksuhäiriömerkintöjä eikä pakotetarkistuksen yhteydessä tule osumaa. Kun hyödynnämme automaattista päätöksentekoa henkilövakuutuksessa, johon liittyy terveysselvityksen antaminen, päätös perustuu lisäksi rekisteröidyn antamiin tietoihin ja vastuuvalintaohjeisiimme.

Käsitellessämme sähköistä korvaushakemusta automaattista päätöksentekoa hyödyntäen yhdistämme automaattisesti eri järjestelmissämme olevia tietoja, joita tarvitaan vahingon käsittelemiseksi. Tarkastamme myös, onko sellaisia avoinna olevia asioita, jotka pitää selvittää ennen korvausasian ratkaisua. Voimme käyttää meillä olevien tietojen lisäksi myös ulkoisista lähteistä hankkimiamme tietoja, esimerkiksi verrata vahingon suuruudesta saatuja tietoja erilaisiin esineiden ja palveluiden hintoja vertaileviin tietokantoihin. Jos vahingon suuruus sekä tapahtumatyyppi vastaavat käsittelyjärjestelmään määrittelemäämme normaalivahinkoa eikä asiassa havaita muuta normaalista poikkeavaa, järjestelmä voi antaa automaattisesti myöntävän päätöksen. Rekisteröity voi saattaa automaattisen päätöksen aina asiantuntijan uudelleen arvioitavaksi.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy tietojen käyttötarkoituksen perusteella. Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen keston ajan ja myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen niiltä osin kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sitä vaatii tai meillä on muu asianmukainen syy tietojen säilyttämiselle.

Esimerkkejä säilytysajoistamme:

  • Liikennevakuutuksen ja työtapaturmavakuutuksen voimassaoloa koskevia tietoja säilytetään 100 vuoden ajan. Vakuuttamiseen liittyvää muutoksenhakuasiaa koskevat asiakirjat poistetaan 50 vuoden kuluttua, jollei niitä ole säilytettävä 100 vuotta vakuutuksen voimassaoloa koskevina tietoina.
  • Työtapaturmavahinkoja ja liikennevakuutuksiin liittyviä henkilövahinkoja koskevat tiedot säilytetään 100 vuoden ajan.
  • Ympäristövakuutuksia koskevia tietoja säilytetään 100 vuoden ajan.
  • Regressejä koskevat tiedot säilytetään 30 vuoden ajan.
  • Portaaliviestejä säilytetään 3 vuoden ajan.
  • Puhelutallenteita säilytetään 1–5 vuoden ajan.
  • Fennian omistamien kiinteistöjen kulunvalvontatiedot säilytetään sähkölukkojen keräämien tietojen osalta 6 kuukauden ajan ja videotallenteiden osalta 21 vuorokautta.

Päivitämme tietosuojaselostetta, kun henkilötietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia. Jos muutos on merkittävä ja vaatii ilmoittamista rekisteröidyille, ilmoitamme muutoksesta suoraan hänelle.

Fennian asiakirjajulkisuuskuvaus (pdf)

Päivitetty 20.11.2024

Privacy Notice (pdf englanniksi)
Purpose of Processing and Legal Basis (pdf englanniksi)