OHARI – Framgångshantering och risker

Involvera personalen i stor utsträckning
För att det ska gå att använda OHARI framgångsrikt är det viktigt att involvera en så stor del av organisationens personal som möjligt. Utöver representanter för ledningen och experterna är det bra att även inkludera chefer och representanter för arbetstagarna. Det är viktigt att lyssna på personalen.

Avgränsa föremålet för bedömning
OHARI fungerar bäst när föremålet för bedömning har avgränsats, exempelvis till teamnivå eller avdelningsnivå. Vid behov kan OHARI delas upp i flera bedömningstillfällen.

Använd tidigare data
Du kan använda bland annat tidigare arbetsplatsundersökningar, eventuella riskbedömningar, säkerhetsobservationer och olycksfallsutredningar som bakgrundsuppgifter för bedömningen.

Förbered de ansvariga personerna
Se till att alla som eventuellt kan bli ansvariga för bedömningen är införda i HSE Lite, eller att en av de som deltar i bedömningen har administratörsbehörighet och möjlighet att smidigt lägga till dem som användare av HSE Lite under revisionen (användaradministrationen bör då öppnas i en annan flik). De ansvariga personerna bör i förväg informeras om bedömningen och om eventuella åtgärder som ska vidtas, så att de e-postmeddelanden som påminner dem om bedömningen och åtgärderna inte kommer som en överraskning.

1. I HSE Lite väljer ni revisionsmallen OHARI – Framgångshantering och risker. Börja med att avgränsa föremålet för bedömning (enhet, team, funktion, arbetsuppgift) och registrera deltagarna som utgångsdata.

2. Gå igenom avsnittet och bedömningspunkten en åt gången och diskutera förutsättningarna för framgång. Utifrån diskussionen ska ni avgöra om punkten är i ordning eller om den behöver vidareutvecklas.

3. Genom att klicka på Lägg till en observation kan ni i bedömningspunkten registrera en eller flera goda rutiner och/eller ett eller flera utvecklingsområden eller en eller flera anteckningar från diskussionen.

• För åtgärder som behöver vidareutvecklas avgör ni om det går att fastställa åtgärder för en åtgärd som kräver en brådskande ändring direkt eller om det behövs en mer detaljerad plan (varvid ni antecknar preliminära idéer för att rätta till läget).
• Observationerna kan också åtföljas av bilder och andra dokument.
• Det är bra att utse en ansvarig person och en tidsplan för observationer så att de blir bekräftade och behandlade (exklusive enbart anteckningsobservationer).

4. När ni har gått igenom bedömningspunkterna och lagt till observationerna, markerar ni revisionen som klar. Ni kan skriva ut en pdf-rapport om revisionen. Systemet ger ett totalt poängtal mellan 0 och 100. Pdf-rapporten visar också poängen per delområde. Poängtalet anger hur stor andel av bedömningsobjekten enligt er bedömning är i ordning. De registrerade observationerna påverkar inte poängen. Vissa av bedömningspunkterna innehåller också alternativet Ej samband med vår verksamhet. Om det alternativet väljs, kommer bedömningspunkten inte att poängsättas.

5. Senare ska de ansvariga personerna behandla de observationer som de är ansvariga för

• antingen genom att bekräfta att ärendet har behandlats
• eller genom att registrera en mer detaljerad åtgärdsplan och prioritera åtgärden med hänsyn till hur allvarliga och sannolika de potentiella konsekvenserna är. Vid behov uppdateras också den eller de ansvariga personerna och/eller tidsplanen för åtgärden.

1.1 Tydliga och realistiska mål

Målen för arbetet är tydliga, uppnåeliga och har en realistisk tidtabell. Vid fastställandet av målen och eventuella incitament beaktas hur de påverkar säkerheten och välbefinnandet på arbetsplatsen. Arbetstagarna deltar i att sätta upp mål. Målen följs upp och arbetstagaren får stöd i att uppnå dem.

1.2 Arbetsuppgifternas betydelse och feedback

Arbetstagarna upplever att arbetet är meningsfullt och förstår hur de egna målen påverkar den större helheten. Feedback ges och tas emot om arbetet och framgångarna i det. Arbetsgemenskapen värdesätter synligt andras arbete.

1.3 Tillräcklig kompetens

Arbetstagarna har de kunskaper och färdigheter som krävs för att utföra jobbet på ett framgångsrikt sätt. Arbetstagarna förstår hur de egna handlingarna påverkar andras arbete och säkerhet. En bra introduktion ges, där hänsyn tas till personens kompetensnivå och de krav som ställs i arbetet. Säkra och ergonomiska arbetsmetoder ses som en del av personalens yrkeskunskaper som man satsar på att utveckla och upprätthålla. Fortbildning tillhandahålls vid behov och personens intressen beaktas i kompetensutvecklingen.

1.4 Organisation och samordning av arbetet

På arbetsplatsen finns en tydlig fördelning av arbetsuppgifter, arbetsbeskrivningar och relaterade ansvarsområden. Olika aktörers (interna och externa intressenter) roller och ansvarsområden är tydliga för alla och uppmärksamhet ägnas åt samordningen av arbetet (till exempel en gemensam arbetsstation).

1.5 Informationsutbyte och kommunikation

Informationsutbytet mellan de olika aktörerna (skift, avdelningar, företag) är smidigt och sker i rätt tid. Det säkerställs att kritisk information (till exempel meddelanden som är viktiga för säkerheten och för att arbetet ska fungera smidigt) når fram till alla. Skriftlig kommunikation utformas med hänsyn till målgrupperna och det är lätt att hitta den information som behövs. Mötesrutinerna fungerar bra och är ändamålsenliga för arbetet. Mötena är målinriktade och deltagarna förbereder sig inför dem.

1.6 Bra och tydliga arbetsinstruktioner

Arbetsinstruktioner är lätta att hitta och tydliga i praktiken. I instruktionerna förklaras tydligt vad som ska beaktas för ett framgångsrikt och säkert arbete. Instruktionerna innehåller också anvisningar för avvikande situationer.

1.7 Tillräcklig arbetstid

Arbetsuppgifterna fördelas så att arbetstiden räcker till för att utföra dem och det är möjligt att ta en paus i arbetet enligt energinivå. Ansträngningar görs för att minimera känslan av att det är bråttom och på motsvarande sätt beaktas den belastning och påverkan på energinivån som för lite arbete orsakar.

1.8 Arbetsro

Arbetsro säkerställs vid arbetsuppgifter som kräver koncentration, vilket också beaktas i utformningen och organisationen av arbetsmiljön. För arbetsuppgifter och arbetsmiljöer som kräver särskild koncentration har gemensamma regler och anvisningar utarbetats (oavbrutet arbete). Arbetsstationerna är utformade för att minimera yttre störningsfaktorer (ljud, ljus, rörliga föremål i synfältet).

1.9 Gemensam praxis

Det finns ömsesidigt överenskomna rutiner gällande förutsättningarna för framgångsrika arbetssätt som alla följer. Man ingriper i avvikelser från rutinerna och otryggt beteende på ett konstruktivt sätt. Avvikelser från rutiner och praxis som strider mot rutinerna hanteras gemensamt inom arbetsgemenskapen och verksamhetsmodellerna uppdateras vid behov.

1.10 Stöd till chefen

Chefen känner till det dagliga arbetet som denne leder och säkerhetsaspekterna i det. Chefen känner till arbetsmetoderna, arbetssituationen och de resurser som krävs för arbetet, och ger aktivt stöd för att säkerställa att uppgifterna sköts framgångsrikt. Vid behov prioriteras och omorganiseras arbetet så att arbetsbelastningen hålls på en rimlig nivå. Även chefer får stöd för att hantera sin arbetsbelastning och sitt säkerhetsansvar.

1.11 Flexibelt arbete efter livssituation

Arbetsgemenskapen är förberedd på belastningsfaktorer som uppstår i olika livssituationer. Vid behov ändras arbetsuppgifterna så att de blir mindre belastande om belastningen blir för hög på grund av olika livssituationer (till exempel sömn, familjerelationer, hälsa, arbetsbelastning). Arbetet kan vid behov även anpassas till arbetstagarnas personliga omständigheter (till exempel åldrande, graviditet, sjukdom).

2.1 Arbetsgemenskap

Arbetsgemenskapen uppmuntrar, hejar på och får stöd och hjälp av andra. I teamet finns utrymme för frågor och konstruktiva diskussioner. Allas synpunkter beaktas och know-how utnyttjas till exempel för att lösa problem. Man lär sig av sina misstag och behöver inte vara rädd för dem eller dölja dem. Avvikande situationer, till exempel olämpligt bemötande på arbetsplatsen, hanteras tillsammans med chefen och de anställda.

2.2 Förtroende

Chefen spelar en särskild roll när det gäller att utveckla en förtroendeingivande atmosfär, men de anställda accepterar att även varje arbetstagare påverkar förtroendet genom sina egna handlingar. Förtroende diskuteras öppet.

2.3 Värden och attityder

Arbetsgemenskapens värderingar styr verksamheten och beslutsfattandet. Säkerhet och välbefinnande är verkliga värden, också i praktiken. Även i brådskande situationer prioriteras ett säkert arbete som följer instruktionerna och skadlig belastning undviks. Arbetet utförs med en lösningsorienterad och positiv attityd och med stöd av varandra.

2.4 Påverkningsmöjligheter och delaktighet

Arbetstagare och team deltar i utvecklingen och planeringen av arbete, instruktioner och arbetsmiljö. Chefen uppmuntrar arbetstagarna att ta upp eventuella hinder för framgång, säkerhetsrelaterade orosmoment eller idéer. Initiativ och feedback (inklusive säkerhetsobservationer) hanteras på lämpligt sätt och anmälaren får motiverad feedback även om anmälan inte leder till åtgärder.

3.1 Arbetslokalernas lämplighet för arbetet

Vid utformning av arbetslokaler beaktas deras lämplighet för det arbete som ska utföras. Arbetsmiljöns strukturer möjliggör ett säkert och smidigt arbete. Arbetsytorna har utformats så att det finns tillräckligt med rörelsefrihet. Vid behov kan arbetsstationerna justeras för att bland annat bli mer ergonomiskt lämpliga. Det finns separata utrymmen för arbetstagarnas personliga tillhörigheter och gemensamma personalutrymmen.

3.2 Ljud och ljus i arbetslokalerna

Den yttre och allmänna belysningen i lokalerna är tillräcklig för ett säkert och smidigt arbete. Punktbelysningen vid arbetsstationerna har justerats och är lämplig. Utformningen av arbetet och arbetsmiljön, inklusive inköp av maskiner och utrustning, tar hänsyn till skadligt buller. Om bullerexponering inte kan elimineras eller på annat sätt begränsas på lämpligt sätt, kan buller och slagljud dämpas med hörselskydd. Det finns riktlinjer för hur skydden ska användas, och de följs.

3.3 Luftkvalitet och temperatur i arbetslokalerna

Luftkvaliteten är god och luftfilter/punktutsug/ventilation osv. används vid behov. Arbetsstationen har en lämplig temperatur och det drar inte. Om temperaturförhållandena inte är lämpliga ges instruktioner och nödvändiga åtgärder vidtas (till exempel kläder, extra pauser, vätskeintag, skydd mot solen).

3.4 Kemiska exponeringar

Det är känt vilka kemikalier som används (kemikalieförteckning) och personalen utbildas i deras användning (till exempel säkerhetsdatablad, första hjälpen) och förvaring (till exempel förpackningsmärkningar). En separat kemisk riskbedömning har utförts. Personalen vet var TFÄ-utrustningen finns och hur den ska användas vid behov. En särskild riskbedömning av farliga ämnen har gjorts, till exempel av cancerframkallande ämnen (ASA-registret).

3.5 Biologiska exponeringar

Det har identifierats vilka typer av biologiska exponeringsfaktorer (olika mikrober, bakterier, virus, jäst- och mögelsvampar) som finns på arbetsplatsen och vem som utsätts för dem. Företagshälsovården eller annan specialisthjälp används för att bedöma exponeringen och minimera hälsoriskerna.

3.6 Ordning och renlighet

Lokalerna är rena och trivsamma. Det finns särskilda platser för varor och verktyg, och risken för att varor ska falla och välta har minimerats. Inga varor är placerade på förvaringshyllorna på ett sådant sätt att de riskerar falla. Alla överblivna verktyg och tillbehör slängs och återvinns på rätt sätt. Tydliga behållare för insamling av avfall har utmärkts och töms regelbundet.

3.7 Rutter och säker rörlighet

Rutter är markerade och det finns inga överflödiga saker i korridorerna/längs med rutterna. Skicket på bland annat rutter och trappor, eller golvmaterial, orsakar inte risk för att halka eller snubbla. Rörelsesäkerheten beaktas också på utomhusområden och underhållet utförs i enlighet med väderförhållandena. Arbetsplatsen försöker aktivt främja säkra resor mellan hemmet och arbetsplatsen (till exempel med informationsmeddelanden, halkbekämpning, reflexer och cykelservice).

3.8 Intern trafik

Lokaler och logistik har utformats efter arbetsprocesserna för att undvika onödig trafik. Fordonstrafiken är separerad från gångvägar (till exempel med markeringar och räcken vid gångvägar) och synliggjord (till exempel med speglar, bluespots och övergångsställen). Hastighetsbegränsningar har fastställts för fordonstrafik och de upprätthålls.

4.1 Förberedelser inför särskilda risker

Arbetsuppgifter som innebär en särskild risk för olycksfall eller sjukdom identifieras och vid behov genomförs en separat riskbedömning av dem. Baserat på bedömningen har förutsättningar för ett säkert arbete definierats (inklusive tillståndspraxis, kvalifikationer, skyddsutrustning och personliga förutsättningar).

4.2 Personskydd

Personlig skyddsutrustning som krävs i arbetet väljs riskbaserat och dess lämplighet för arbetet gås igenom tillsammans med arbetstagarna. Användning av personlig skyddsutrustning är obligatorisk och eventuella skäl till att den inte används diskuteras i god anda och lösningar hittas tillsammans. Personlig skyddsutrustning förvaras på rätt sätt och endast intakt och ändamålsenlig utrustning används. Effekterna av införandet av personlig skyddsutrustning och eventuella nya risker identifieras och hanteras (till exempel gör användningen av hörselskydd det svårt att höra instruktioner eller varningsljud och att kommunicera).

4.3 Störningar och avvikelser

Det finns anvisningar för hur processtörningar och onormala situationer, inklusive driftstopp, ska hanteras, och arbetstagarna kan vid behov följa anvisningarna. I problemsituationer vågar arbetstagarna stanna upp och be om råd när det behövs. Orsaker till störningar identifieras och nödvändiga åtgärder vidtas för att förhindra att de upprepas. Säkerheten vid reparations- och underhållsarbeten på maskiner och utrustning säkerställs till exempel genom att förhindra oavsiktlig start genom att stänga av strömmen under underhållet och genom att spärra strömförsörjningen (Lockout/Tagout).

4.4 Beredskap inför nödsituationer

Arbetstagarna vet hur de ska agera i nödsituationer, till exempel vid en brand, enligt ett i förväg planerat och inövat tillvägagångssätt. Arbetstagarna förbereds på särskilda nödsituationer (till exempel strömavbrott, översvämningar och andra naturfenomen, strålning och andra hot mot befolkningen) genom evakuerings- och skyddsövningar. Krisberedskapen är god (brandsläckningsutrustning, mötesplatser, fria nödutgångar, utbildning i och utrustning för första hjälpen).

4.5 Tekniska system

En smidig användning av tekniska system (inklusive maskiner, utrustning och informationssystem) säkerställs genom regelbundet underhåll och uppdateringar. Arbetstagarna förstår vikten av underhåll och uppdateringar och ser för egen del till att de genomförs. Det finns ett systemstöd i händelse av störningar.

4.6 Förutsättningar för arbete som utförs ensam

Vid arbete som utförs ensam beaktas förutsättningarna för ett säkert arbete och i introduktionen går man igenom på förhand utformade tillvägagångssätt i händelse av sjukdomsattacker och olyckor. Måendet hos den person som arbetar ensam kontrolleras regelbundet och arbetstagaren har möjlighet att tillkalla hjälp vid behov. Den mentala påfrestningen av att arbeta ensam tas också i beaktande, och det säkerställs att personen får stöd och upplever en känsla av gemenskap.

4.7 Förberedelser inför hot om våld

Arbetstagarna kan identifiera tecken på hotfullt beteende och agera enligt ett på förhand planerat och inövat tillvägagångssätt (introduktion och övningar). Vid utformningen av arbetsmiljön och organiseringen av arbetet har hänsyn tagits till beredskap (till exempel flyktvägar och placering av möbler). Det är möjligt att kalla på hjälp. Det finns också riktlinjer för hur man förebygger och hanterar situationer som trakasserier på nätet (till exempel förföljelse). Arbetstagarna har tillgång till defusing- och debriefing-samtal om de ställs inför hotfulla situationer.

4.8 Arbete på hög höjd

Arbetet är utformat för att minimera arbete på hög höjd (till exempel delmonteringar på marken). Arbete på hög höjd utförs alltid på ett säkert sätt och fallolyckor förhindras med hjälp av tekniska lösningar. Fallskydd (till exempel räcken och staket) och personliftar väljs enligt de krav som uppgiften ställer. Personlig fallskyddsutrustning används om risken för fall inte kan elimineras på annat sätt. Stegar används endast som en kortvarig, tillfällig tillträdesväg. Stegarnas skick och lämplighet kontrolleras alltid i samband med varje enskild arbetsuppgift.

4.9 Resor

Det finns riktlinjer för arbetsresor som gås igenom under introduktionen. Arbetsresandets påfrestningar diskuteras och man försöker hitta sätt att minska dem och stärka kraftresurserna. Det är möjligt att flexibelt avvika från resplanerna om situationen kräver det (till exempel på grund av trötthet eller körförhållanden). Tillräckligt med tid avsätts för arbetsresor, men arbetskulturen tillåter att vid behov komma för sent för att undvika risktagande i brådska.

5.1 Hjälpmedel och kännedom om dem

Tekniska hjälpmedel (för till exempel manuella lyft och förflyttningar) tillhandahålls för att göra arbetet smidigare och minska arbetsbelastningen. Introduktion i användningen av hjälpmedel hålls och de används aktivt. Hänsyn tas till den tekniska utvecklingen och andra tillgängliga medel.

5.2 Maskiner och utrustning

En grundlig introduktion i användningen av maskiner och utrustning hålls, inklusive hur funktionsstörningar ska hanteras. Vid inköp av utrustning beaktas användbarheten (även när det gäller programvaror). Maskiner och utrustning inspekteras och underhålls regelbundet. Säkerhets- och skyddsanordningar på maskiner avlägsnas eller kringgås inte. Drift- och underhållsinstruktioner för maskiner och utrustning finns tillgängliga.

Den separata auditeringslistan "Maskin- och utrustningssäkerhet" i HSE Lite kan användas som hjälp.

5.3 Handdrivna verktyg

Endast funktionella och intakta apparater/verktyg används i arbetet och praxis för underhåll och service har definierats. Introduktion i användningen av till exempel batteridrivna, elektriska och tryckluftsdrivna verktyg hålls och de används på ett säkert och korrekt sätt. Fysiska faror (till exempel buller, vibrationer, os och damm) beaktas och hanteras.

5.4 Mobila arbetsmaskiner

Kunskaper, färdigheter och tillstånd för att använda mobila maskiner (till exempel gaffeltruckar) är i ordning. Arbetsgivaren har en förteckning över arbetstagare som har tillstånd att använda mobila maskiner. Det finns tydligt markerade parkeringsplatser för maskiner, och brandsäkerheten beaktas till exempel vid laddningsstationer för elektriska gaffeltruckar.

5.5 Tunga lyft och bärande av last

En lyftplan upprättas alltid för farliga lyft (till exempel lyft av element). Vid alla lyft beaktas risken för fall och klämning orsakad av föremålet. Lyftområdet avgränsas så att personer inte rör sig inom riskområdet för de laster som ska lyftas. Kranar och lyftutrustning underhålls och inspekteras regelbundet.

5.6 Förutsättningar för informationsarbete

Informationssystemen är användbara och stöder ett framgångsrikt arbete. Fungerande internetanslutningar gör det också möjligt att vid behov arbeta mobilt. Datasäkerheten beaktas både i tekniken och i personalens arbetssätt.

Till sist kan ni registrera andra framgångsförutsättningar som ni har identifierat och relaterade observationer.