Usein kysyttyä tulorekisteristä

Työnantajat ilmoittavat työntekijän palkkatiedot 1.1.2019 alkaen tulorekisteriin. Tiedot on ilmoitettava palkanmaksun yhteydessä. Tapaturmavakuutusyhtiöt hakevat omien työtapaturmavakuutusasiakkaidensa ammattiluokkakohtaisia palkkatietoja 1.1.2020 alkaen.

Vuosi-ilmoitusta tapaturmavakuutusyhtiölle ei tarvitse enää antaa erikseen. Fennia hakee vuoden 2019 ammattiluokkakohtaiset palkkatiedot tulorekisteristä tammikuussa 2020.

Jos yrityksesi työtapaturmavakuutus päättyy kesken vuoden tai siirrät työtapaturmavakuutuksen toiseen yhtiöön vuoden 2019 aikana, tulee Fennian voimassaoloajalta ilmoittaa toteutuneet palkka- ja ammattiluokkatiedot. Näissä tapauksissa vuoden 2019 palkkailmoitus annetaan Oma Fennia -palvelussa.

Kaikki tulorekisteriin ilmoitetut tiedot korjataan myös tulorekisteriin. Korjausilmoitus on annettava viipymättä. Haemme korjausilmoituksia kuukausittaisen palkkahaun yhteydessä (joka kuukauden toisella täydellä viikolla). Katso tarkemmat ohjeet tietojen korjaamiseen tulorekisteri.fi -sivulta .

Huomioi tietojen korjaamisessa myös muut tiedon käyttäjät. Jos palkka-aineisto joudutaan korjaamisen yhteydessä mitätöimään ja antamaan tiedot uudelleen, tulee mitätöinti ja uuden ilmoituksen antaminen tehdä saman päivän aikana.

On huomioitavaa, että tulorekisteriin tehtävät korjaukset/mitätöinnit välittyvät myös niille tiedon käyttäjille, joiden osalta tiedot olivat alun perin oikein. Tästä syystä tulorekisteri ohjeistaa tekemään mitätöinnin jälkeisen uuden ilmoituksen mahdollisimman pian ja saman päivän aikana. Esimerkiksi työeläkemaksun suhteen saattaa muodostua korkoseuraamuksia, jos mitätöinti ja uusi ilmoitus saapuvat Eloon eri päivinä. Yhden ja saman palkanmaksupäivän ilmoitusten mitätöinnit ja uudet ilmoitukset tulisi Elon kannalta tehdä saman päivän aikana ennen klo 14 (muilla työeläkeyhtiöillä tuo aika saattaa olla eri).

Tiedot kannattaa ilmoittaa tulorekisteriin mahdollisimman tarkasti. Ilmoittamalla tulorekisteriin myös täydentävät palvelussuhde- ja poissaolotiedot säästyt lisäselvityspyynnöiltä.

Kiinnitä huomiota erityisesti näihin asioihin tulorekisteri-ilmoittamisessa:

• Valitse ilmoitustapa kaksi (2).

• Täytä palvelussuhdetiedot kuten sen tyyppi, kesto, palkkauksen muoto ja säännöllinen sovittu viikkotyöaika.

• Kerro myös poissaolotiedot kuten jakso, päivien lukumäärä, syy ja palkan määrä.

Ilmoita täydentävät tiedot mahdollisimman pian, mielellään samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa.

Ansionmenetyskorvauksen maksamisessa tarvitaan tieto siitä, onko työnantaja maksanut sairausajan palkkaa. Tämä tieto saadaan tulorekisteristä vain, jos poissaolotiedot on ilmoitettu sinne. Jos poissaolotietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin, vakuutusyhtiö joutuu pyytämään sairausajan palkkatietoja suoraan työnantajalta.

Puuttuvat palkkatiedot vaikuttavat sekä vakuutusmaksuun että työntekijän korvaukseen. Tulorekisterin antamien ohjeiden mukaiset ja ajan tasalla olevat palkkatiedot takaavat sujuvamman käsittelyn vakuutusyhtiössä ja maksuperusteita vastaavan vakuutusmaksun.

Jos palkkatietoja suljetaan vakuuttamistiedon tyypillä vakuutusmaksun ulkopuolelle, vakuutusyhtiö määrää väärän vakuutusmaksun. Väärä vakuutusmaksu ei turvaa vakuutettuina olevien työntekijöiden etuja eikä vastaa todellista tapaturma- ja ammattitautiriskiä. Jos vakuutusmaksu ei vastaa riskiä, korvausten maksamiseksi ei saada kerättyä riittävästi maksuja.

Jos palkkatietoja suljetaan vakuuttamistiedon tyypillä vakuutusmaksun ulkopuolelle, työntekijän ansionmenetyskorvauksen määräämiseksi ei saada oikeita tietoja. Ansionmenetyskorvauksen perusteeksi otetaan työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaiset ansiot. Jos ilmoitetut tiedot eivät vastaa todellisia ansioita tai niitä ei ole ilmoitettu lainkaan, työntekijän ansionmenetyskorvaus voi jäädä hyvin alhaiseksi tai sitä ei myönnetä lainkaan. Palkkatietoja käytetään myös historia- ja vertailutietona, ja esimerkiksi vuoden 2019 palkkatietoja käytetään vielä vuonna 2022 sattuvien vahinkotapahtumien ansionmenetyskorvausten määrittämisessä. Vuodelta 2019 puuttuvat palkkatiedot vaikuttavat työntekijöiden ansionmenetyskorvauksiin siten vielä tulevinakin vuosina.

Jos vakuutusyhtiön käyttämät, tulorekisteristä saadut palkkatiedot ovat olleet puutteelliset tai virheelliset, vakuutusyhtiö voi oikaista määräämäänsä vakuutusmaksua tai antamaansa korvauspäätöstä vielä vuosien kuluttua

Työtapaturmavakuutusmaksun laskentaa varten tarvitsemme tiedon myös yrityksessä tehtävän työn laadusta eli ammattiluokasta.

Tulorekisteriin ilmoitetaan Tilastokeskuksen tulorekisterin ammattiluokituksen mukainen ammattikoodi . Ammattiluokat on määritelty työtapaturmavakuuttamisen näkökulmasta tarkimmalla mahdollisella tasolla ja viisimerkkisinä. Käytä näitä ammattikoodeja ja -nimikkeitä ilmoittaessasi työtapaturmavakuutusmaksun alaisia palkkoja.

Ammattiluokka kuvaa työnantajan teettämän työn tapaturma- ja ammattitautiriskiä. Vakuutusmaksun tulee vastata työn todellista riskiä. Jos tulorekisteriin ilmoitettu ammattiluokka ei vastaa työn todellista riskiä, vakuutusyhtiö määrää väärän vakuutusmaksun. Ammattiluokkatietoa käyttävät myös Tilastokeskus ja Työsuojelu. Sen myötä ammattiluokkatiedolla on vaikutusta moneen muuhunkin asiaan kuin vain vakuutusmaksuun.

Vakuutusnumero tulee ilmoittaa vain niissä tilanteissa, joissa työantajalla on useampi työtapaturmavakuutus joko Fenniassa tai useassa eri vakuutusyhtiössä (ns. jaettu vakuutus).

Tietoa ei siis tarvitse antaa jokaisella ilmoituksella vaan ainoastaan silloin, kun työnantaja on vakuuttanut työntekijänsä useammalla vakuutuksella.

Fennian kohdalla on sovittu käytettävän tunnisteena y-tunnusta, eli asiakkaan tulee täyttää tulorekisterin palkkailmoitukseen näin:
Tunnisteen tyyppi: 1
Tunniste: Y-tunnus (Fennian Y-tunnus on 0196826-7)
Työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero: Fennian työtapaturmavakuutuksen numero näkyy vakuutuskirjalla ja laskulla.

Tarkista, että palkkailmoitukset on annettu oikein 1.1.2019 alkaen myös työtapaturmavakuuttamisen osalta. Mahdollisia ilmoittamisen virhetilanteita:

• Työntekijän palkkatiedoille on annettu Vakuuttamistiedon tyyppitieto Ei työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen, jolloin palkat ovat ohjautuneet vakuutuksen ulkopuolelle.

• YEL-vakuutetun yrittäjän tiedoille ei ole annettu Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppitietoa "Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)", jolloin yrittäjän palkat ovat ohjautuneet pakolliseen työtapaturma- ja ammattitautivakuutukseen.

• Ilmoitettu ammattiluokka ei ole vastannut vakuutuksessa olevaa ammattiluokkatietoa.

• Ammattiluokkaa ei ole ilmoitettu lainkaan.

• Jaetulle vakuutukselle ei ole ilmoitettu vakuutusnumeroa.
  

Tulorekisteristä voi ottaa raportin nimeltä Maksajan palkkatietoilmoitusten tulolajikohtainen yhteenveto (618).

Raportille lasketaan suorituksen maksajan toimittamien palkkatietoilmoitusten täsmäytystietoja tulolajitasolla. Raportti on tarkoitettu maksajille ilmoitustietojen täsmäytystä ja tarkistamista varten. Raportti on csv-muotoinen. Tulorekisteri muodostaa raportin maksajan sähköisessä asiointipalvelussa tekemän aineistotilauksen perusteella ja toimittaa sen tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun maksajan noudettavaksi. Raportti 618 on kertatilaus, vastaava raportti jatkuvana tilauksena on 619.

Linkki tulorekisterin Raportit-sivuille , josta löytyy tarkempaa ohjeistusta.

Tulorekisteriin ei ilmoiteta työtapaturmavakuutusmaksun ennakkopalkkasummaa tai tapaturmavakuutusmaksun prosentteja.

Työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin maksetut palkat. Palkkatiedot annetaan tulolajeittain. Työtapaturmavakuuttamista varten tulee myös antaa tieto työnlaadusta eli ammattiluokka. Se ilmoitetaan Tilastokeskuksen tulorekisteri -koodiston mukaan.

Tulorekisteristä ei haeta yrittäjän palkkatietoja. YEL-vakuutetun yrittäjän tulee ilmoittaa YEL-työtulonsa erikseen Fenniaan. Työtapaturmavakuutuksen maksun ja ansionmenetyskorvauksen perusteena käytetään yrittäjän voimassa olevaa YEL-työtuloa.

YEL-vakuutetun yrittäjän palkkatietoilmoituksella tulee antaa Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppitieto "Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)". Jos palkkatietoilmoitus on annettu käyttämättä Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppitietoa, tulee tulorekisteriin annettu ilmoitus mitätöidä ja antaa uusi korjattu ilmoitus.

Työtapaturma- ja ammattitautilain mukaan vakuutettavien erityisryhmien (koulujen oppilaat ja opiskelijat, työvoimakoulutettavat, kuntouttava työtoiminta, vammaisten ja kehitysvammaisten työtoiminta sekä kuntien luottamushenkilöt) vakuutusmaksun laskentaan tarvittavia tietoja ei saada tulorekisteristä. Tiedot tulee antaa erikseen lomakkeella Oma Fenniassa joko vakuutuskauden tai vakuutuksen päättyessä.

Vakuutusmaksu laskutetaan vakuutuskauden päättyessä.

Kyllä koskee, jos yksityishenkilö palkkaa työntekijän. Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin palkanmaksun yhteydessä .

Pääsääntöisesti haemme palkkatietoja suomalaisella Y-tunnuksella tai henkilötunnuksella rajapinnan kautta, mutta jos asiakkaalla ei ole suomalaista Y-tunnusta/henkilötunnusta käytössä, voi tiedot tulorekisteriin antaa myös jollain muulla maksajan tunnisteella. Emme jatkossa laita työtapaturmavakuutusta voimaan ilman tulorekisterikelpoista maksajan tunnistetta.

Palkanmaksajan tunnisteena tulee käyttää jotakin seuraavista (sekä tunniste että tunnisteen tyyppi on ilmoitettava):

Tunnisteen tyyppi / Tunniste

1 Y-tunnus
2 Henkilötunnus (suomalainen)
3 Alv-tunniste (VAT)
4 GIIN-tunniste
5 Verotunniste (TIN)
6 Kaupparekisteritunnus
7 Ulkomainen yritystunnus
8 Ulkomainen henkilötunnus
99 Muu tunnus

Asiakas ei voi päättää vakuutusta tulorekisterin kautta. Haemme tulorekisteristä vain palkkatietoja. Jos asiakkaalla ei ole työntekijöitä ja hän haluaa päättää vakuutuksen tarpeettomana, siitä on ilmoitettava meille erikseen.

Haemme työtapaturmavakuutuksen kuuluvia ammattiluokkakohtaisia palkkatietoja joka kuukauden toisella täydellä viikolla.

Asiakkaalle toimitetaan kuukausittain erittely, josta löytyvät tulorekisteriin ilmoitetut ammattiluokat palkkasummineen. Lisäksi kuukausierittelyllä kerrotaan ammattiluokkakohtaisesti työtapaturmavakuutusmaksu.

Asiakkaalle lähtee kuukausittain työtapaturmavakuutuslasku, mikäli hänellä on kaksitoistaeräinen laskutus. Asiakas voi valita laskutussyklin myös kolmeen, neljään tai kuuteen erään. Suosittelemme vahvasti kaksitoistaeräistä kuukausilaskutusta. Lähes reaaliaikainen laskutus pitää asiakkaan kirjanpidon ajan tasalla.

Lisätietoa tietojen ilmoittamisesta tulorekisteriin löydät tulorekisterin sivuilta .

Fennian työtapaturmavakuutukseen ja laskutukseen liittyvissä tulorekisteriasioissa voit laittaa viestiä sähköpostitse osoitteeseen tyotapaturmavakuutus@fennia.fi.