OHARI – Onnistumisen hallinta ja riskit

OHARIn onnistumisen kannalta on tärkeää osallistaa mahdollisimman laajasti organisaation henkilöstöä. Johdon ja asiantuntijoiden edustuksen lisäksi mukaan on hyvä ottaa esihenkilöitä sekä työntekijöiden edustajia. Tärkeää on saada henkilöstön ääni kuuluviin. OHARI toimii parhaiten, kun sen arvioinnin kohde rajataan esimerkiksi tiimi- tai osastotasolle. Tarvittaessa OHARI voidaan jakaa useampaan arviointikertaan.

Voitte hyödyntää arvioinnin taustatietoina mm. aiemmin tehtyjä työpaikkaselvityksiä, mahdollisia riskienarviointeja, turvallisuushavaintoja ja tapaturmatutkintoja.

Varmistakaa, että kaikki arvioinnissa mahdollisesti vastuutettavat henkilöt löytyvät HSE Litestä tai jollakin arviointiin osallistuvista on ylläpito-oikeudet ja valmius lisätä heitä HSE Lite -käyttäjiksi sujuvasti auditoinnin aikana (käyttäjähallinta kannattaa avata tällöin toiseen välilehteen). Vastuutettavia henkilöitä kannattaa informoida etukäteen arvioinnin tekemisestä ja mahdollisista toimenpiteistä, jotta niistä muistuttavat sähköpostit eivät tule yllätyksenä.

1. Valitkaa HSE Litestä auditointipohja ”OHARI – Onnistumisten hallinta ja riskit” ja aloittakaa rajaamalla arvioinnin kohde (yksikkö, tiimi, toiminto, työtehtävä) ja kirjaamalla arviointiin osallistuneet henkilöt lähtötiedoiksi.

2. Käykää osio ja arviointikohta kerrallaan onnistumisen edellytykset läpi yhteisesti keskustellen. Päättäkää keskustelun perusteella, onko asia kunnossa vai vaatiiko se kehitettävää.

3. ”Lisää havainto” -painikkeesta pääsette kirjaamaan yhden tai useamman hyvän käytännön ja/tai kehittämiskohteen arviointikohtaan liittyen tai muistiinpanon keskustelusta.

   • Kehittämistä vaativien toimenpiteiden osalta valitaan, pystytäänkö toimenpiteet määrittämään kiireellistä muutosta vaativalle toimenpiteelle heti vai tarvitaanko tarkempaa suunnitelmaa (jolloin kirjataan alustavia ajatuksia tilanteen korjaamiseksi).

   • Havaintojen yhteyteen voi liittää myös kuvia ja muita dokumentteja.

   • Havainnoille kannattaa määrittää vastuuhenkilö ja aikataulu, jotta ne tulevat kuitatuiksi ja käsitellyiksi (pl. pelkät muistiinpanohavainnot).

4. Kun arviointikohdat on käyty läpi ja havainnot on lisätty, auditointi merkitään valmiiksi ja siitä voi tulostaa PDF-raportin.
   
   Järjestelmä laskee ja ilmoittaa kokonaispisteet 0–100. PDF-raportilla näkyy myös osa-aluekohtaiset pisteet. Pistemäärä ilmaisee, kuinka monta prosenttia arviointikohdista on arvioitu olevan kunnossa. Kirjatut havainnot eivät vaikuta pistelaskuun.
   
   Osassa arviointikohdista on myös vaihtoehto ”Ei liity toimintaamme”. Jos ko. vaihtoehto valitaan, arviointikohta jää pistelaskun ulkopuolelle.

5. Myöhemmin vastuuhenkilöt käsittelevät itselle vastuutetut havainnot

   • joko kuittaamalla asian käsitellyksi

   • tai kirjaamalla tarkemman toimenpidesuunnitelman, priorisoimalla toimenpiteen huomioiden mahdollisten seurausten vakavuuden ja todennäköisyyden. Samalla päivitetään tarvittaessa myös toimenpiteen vastuuhenkilö(t) ja/tai aikataulu.

Työn tavoitteet ovat selkeät, saavutettavissa ja realistisesti aikataulutettu. Tavoitteiden ja mahdollisten kannusteiden vaikutus työturvallisuuteen ja -hyvinvointiin huomioidaan niitä määriteltäessä. Työntekijöitä osallistetaan tavoitteiden asettamisessa. Tavoitteiden toteutumista seurataan, ja työntekijää tuetaan niiden saavuttamisessa.

Koetaan, että työllä on merkitystä ja ymmärretään omien tavoitteiden vaikutus laajempaan kokonaisuuteen. Työstä ja siinä onnistumisesta saadaan ja annetaan palautetta. Työyhteisössä arvostetaan toisten työtä, ja tehdään se näkyväksi.

Työtehtävien menestyksekkääseen hoitamiseen on olemassa riittävät tiedot ja taidot. Ymmärretään oman toiminnan vaikutus myös muiden työhön ja turvallisuuteen. Työhön annetaan hyvä perehdytys, jossa huomioidaan henkilön osaamistaso ja työn vaatimukset. Turvalliset, ergonomiset työtavat nähdään osana henkilöstön ammattitaitoa, jonka kehittämiseen ja ylläpitämiseen panostetaan. Lisäkoulutusta annetaan tarvittaessa ja henkilön kiinnostuksen kohteet huomioidaan osaamisen kehittämisessä.

Työyhteisössä on määritelty selkeästi työnjako, tehtävänkuvat ja niihin liittyvät vastuut. Eri toimijoiden (sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät) roolit ja vastuut ovat kaikille selvät ja töiden yhteensovittamiseen kiinnitetään huomiota (esim. yhteinen työpaikka).

Tiedonkulku eri toimijoiden (vuorot, osastot, yritykset) välillä on sujuvaa ja oikea-aikaista. Kriittisen tiedon (kuten turvallisuuden ja työn sujuvuuden kannalta tärkeiden viestien) perillemeno varmistetaan. Kirjallinen viestintä suunnitellaan kohderyhmät huomioiden ja tarvittavat tiedot ovat helposti löydettävissä. Palaverikäytännöt ovat työn kannalta toimivia ja tarkoituksenmukaisia. Palaverit ovat tavoitteellisia ja niihin valmistaudutaan.

Työohjeet ovat helposti löydettävissä ja käytännön kannalta selkeät. Ohjeissa kerrotaan selkeästi mitä onnistuneen ja turvallisen työn kannalta tulee huomioida. Ohjeissa on myös toimintaohjeet poikkeavien tilanteiden varalle.

Työtehtävät resursoidaan siten, että työaika riittää työtehtävien hoitamiseen ja työtä voidaan tauottaa vireystilan mukaan. Pyritään minimoimaan kiireen tunnetta ja vastaavasti liian vähäisen työmäärän aiheuttama kuormitus ja vaikutus vireystilaan tunnistetaan.

Keskittymistä vaativissa työtehtävissä varmistetaan työrauha, joka huomioidaan myös työympäristön suunnittelussa ja työn organisoinnissa. Erityistä keskittymistä vaativien tehtävien ja työympäristöjen osalta on laadittu yhteiset pelisäännöt ja toimintaohjeet (keskeytyksetön työ). Työpisteiden suunnittelussa on minimoitu ulkoiset häiriötekijät (äänet, valot, liikkuvat kohteet näkökentässä).

Onnistuneen työn edellytyksistä ja työtavoista on olemassa yhdessä sovitut toimintatavat, joista pidetään kiinni. Toimintatavoista poikkeamiseen ja turvattomaan toimintaan puututaan rakentavassa hengessä. Toimintatavoista poikkeaminen ja toimintatapojen vastaiset käytänteet käsitellään yhdessä työyhteisössä ja toimintamalleja päivitetään tarvittaessa.

Esihenkilö tuntee johtamansa työn arjen ja sen turvallisuusnäkökohdat. Esihenkilö on tietoinen työtavoista, työtilanteesta ja työssä vaadittavista resursseista, sekä tarjoaa aktiivisesti tukea tehtävissä onnistumiseen. Tarvittaessa töitä priorisoidaan ja uudelleen järjestellään, jotta työkuorma pysyy kohtuullisena. Myös esihenkilöt saavat tukea kuormituksen hallintaan ja turvallisuusvastuiden hoitamiseen.

Työyhteisössä varaudutaan eri elämäntilanteista johtuvien kuormitustekijöiden varalle. Työtehtäviä muokataan tarvittaessa vähemmän kuormittavaksi, mikäli eri elämäntilanteista (mm. uni, perhesuhteet, terveys, työkuorma) johtuen kuormitus kasvaa liian suureksi. Työtä pystytään muokkaamaan myös työntekijöiden henkilökohtaisten edellytysten niin vaatiessa (esim. ikääntyminen, raskaus, sairaudet).

Työyhteisössä kannustetaan, tsempataan ja saadaan toisilta tukea ja apua. Tiimissä on tilaa kysymyksille ja rakentavalle keskustelulle. Kaikkien näkemyksiä kuunnellaan ja tietotaitoa hyödynnetään esimerkiksi ongelmatilanteiden ratkaisemisessa. Virheistä opitaan eikä niitä tarvitse pelätä tai peitellä. Poikkeavat tilanteet, esimerkiksi epäasiallinen kohtelu työyhteisössä, käsitellään yhdessä esihenkilön ja työntekijöiden kanssa.

Tunnistetaan, että esihenkilöillä on erityinen rooli luottamuksen ilmapiirin kehittämisessä, mutta jokainen vaikuttaa myös omalla toiminnallaan luottamuksen rakentumiseen. Luottamuksesta puhutaan avoimesti.

Työyhteisön arvot ohjaavat toimintaa ja päätöksentekoa. Turvallisuus ja hyvinvointi ovat aitoja ja todeksi elettyjä arvoja. Myös kiiretilanteissa priorisoidaan turvallinen, ohjeiden mukainen työskentely ja vältetään haitallista kuormitusta. Työtä tehdään ratkaisukeskeisellä ja positiivisella asenteella muita tukien.

Työntekijöitä ja tiimejä osallistetaan työn, ohjeiden ja työympäristön kehittämiseen ja suunnitteluun. Esihenkilö rohkaisee nostamaan esiin onnistumisen esteenä olevia asioita, turvallisuuteen liittyviä huolenaiheita tai ideoita. Aloitteet ja palautteet (ml. turvallisuushavainnot) käsitellään asianmukaisesti ja ilmoituksen tekijä saa perustellun palautteen myös silloin, kun ilmoitus ei johda toimenpiteisiin.

Työtilojen suunnittelussa otetaan huomioon niiden soveltuvuus tehtävään työhön. Työympäristön rakenteet mahdollistavat turvallisen, sekä sujuvan työskentelyn. Työtilojen layout on toteutettu niin, että niissä on riittävästi liikkumavaraa. Työpisteitä saadaan säädettyä mm. ergonomisesti sopivammaksi tarvittaessa. Omille henkilökohtaisille tavaroille on omat paikkansa ja lisäksi on yhteiset henkilöstötilat.

Tilojen ulko- ja yleisvalaistus on riittävä turvalliseen ja sujuvaan työskentelyyn. Työpisteiden kohdevalot on säädetty sopiviksi. Työn ja työympäristön suunnittelussa sekä mm. koneiden ja laitteiden hankinnassa huomioidaan meluhaitta. Mikäli melualtistusta ei voida poistaa tai muutoin riittävästi rajata, meluun ja iskumeluun osataan varautua kuulonsuojaimilla. Niiden käytöstä on olemassa ohjeet, joita noudatetaan.

Ilmanlaatu on hyvä ja tarvittaessa käytetään ilmansuodattimia/kohdepoistoja/tuuletusta jne. Työtilassa on sopiva lämpötila eikä ole vetoisuutta. Jos lämpöolosuhteita ei saada sopiviksi, niin ohjeistetaan ja huolehditaan tarvittavista toimenpiteistä (esim. vaatetus, ylimääräinen tauotus, nesteytys, auringolta suojautuminen).

On tiedossa, mitä kemikaaleja käytetään (kemikaaliluettelo) ja henkilöstöä koulutetaan niiden käyttämiseen (mm. käyttöturvallisuustiedotteet, ensiapu) sekä varastoimiseen (mm. pakkausmerkinnät). Erillinen kemikaaliriskien arviointi on tehty. Tiedetään missä on VAK-varusteet ja osataan tarvittaessa käyttää niitä. Vaarallisista aineista on tehty oma riskienarviointi esim. syöpävaaralliset aineet (ASA-rekisteri).

Tunnistetaan, millaisia biologisia altisteita (erilaiset mikrobit, bakteerit, virukset, hiiva- ja homesienet) työpaikalla on ja kuka niille altistuu. Työterveyshuoltoa tai muuta asiantuntija-apua hyödynnetään altistumisen arvioinnissa ja terveyshaittojen minimoimisessa.

Tilat ovat siistit ja viihtyisät. Tavaroille ja työkaluille on määritetty omat paikkansa, ja on myös minimoitu tavaroiden putoamis- ja kaatumisvaara. Varastohyllyille ei sijoiteta tavaraa niin, että aiheutuu putoamisvaaraa. Kaikki ylimääräiset työkalut ja tarvikkeet hävitetään ja kierrätetään asianmukaisesti. Jätehuollolle on määritetty selkeät astiat ja niiden tyhjentämisestä huolehditaan.

Kulkureitit ovat merkitty ja käytävillä/reiteillä ei ole ylimääräistä tavaraa. Mm. kulkureittien ja portaiden kunto, sekä lattiamateriaali eivät aiheuta liukastumisia tai kompastumisia. Myös ulkoalueilla on huomioitu liikkumisturvallisuus ja kunnossapidosta huolehditaan sääolosuhteiden mukaisesti. Työpaikalla yritetään aktiivisesti edistää myös kodin ja työpaikan välisten matkojen turvallisuutta (esim. infoiskut, liukkauden torjunta, heijastimet, pyörähuolto).

Tilat ja logistiikka on suunniteltu prosessien mukaan, jotta ei syntyisi turhaa liikennettä. Ajoneuvoliikenne on erillään jalankulkureiteistä (esim. kulkureittien merkinnät ja kaiteet) ja tehty näkyväksi (esim. peilit, bluespotit, risteysvahdit). Ajoneuvoliikenteen osalta on määritetty nopeusrajoitukset ja niiden noudattamisesta pidetään kiinni.

Erityistä tapaturman tai sairastumisen vaaraa aiheuttavat työt tunnistetaan ja niistä tehdään tarvittaessa erillinen riskien arviointi. Arvioinnin perusteella on määritelty turvallisen työn edellytykset (mm. lupakäytännöt, pätevyydet, suojaimet ja henkilökohtaiset edellytykset).

Työssä tarvittavat henkilönsuojaimet valitaan riskiperusteisesti ja niiden soveltuvuus työhön käydään läpi yhdessä työntekijöiden kanssa. Henkilönsuojainten käyttöä edellytetään, ja mahdolliset käyttämättömyyden syyt selvitetään hyvässä hengessä sekä niihin löydetään yhdessä ratkaisut. Henkilönsuojaimet säilytetään asianmukaisesti ja käytetään vain ehjiä ja tarkoitukseen sopivia suojaimia. Henkilönsuojainten käyttöönoton vaikutukset ja mahdolliset uudet riskit tunnistetaan (esim. kuulonsuojainten käyttö vaikeuttaa ohjeiden tai varoitusäänten kuulemista ja kommunikaatiota) ja hallitaan.

Prosessin häiriö- ja poikkeamatilanteiden sekä mm. seisokkien varalle on olemassa toimintaohje ja osataan toimia sen mukaan tarvittaessa. Ongelmatilanteissa uskalletaan tarvittaessa pysähtyä ja kysyä neuvoa. Häiriöiden syyt selvitetään ja tehdään tarvittavat toimenpiteet niiden toistumisen ehkäisemiseksi. Koneiden ja laitteiden korjaus- ja huoltotöiden turvallisuus varmistetaan mm. estämällä tahaton käynnistyminen kytkemällä virta pois huollon ajaksi ja lukitsemalla sähkönsyöttö (Lockout/Tagout).

Osataan toimia hätätilanteissa, kuten tulipalotilanteessa, ennalta suunnitellun ja harjoitellun toimintamallin mukaan. Erityispoikkeamiin (mm. sähkökatkot, tulvat ja muut luonnonilmiöt, säteily ja muut väestöön kohdistuvat uhkat) varaudutaan harjoittelemalla poistumista ja sisälle suojautumista. Hätätilannevalmius on hyvä (ensisammutusvälineistö, kokoontumispaikat, esteettömät poistumistiet, ensiapukoulutus ja -välineistö).

Teknisten järjestelmien (ml. koneet, laitteet ja tietojärjestelmät) sujuvaa käyttöä ylläpidetään säännöllisillä huolloilla ja päivityksillä. Työntekijät ymmärtävät huolto- ja päivitystoimenpiteiden tärkeyden ja huolehtivat omalta osaltaan niiden toteutumisesta. Häiriötilanteiden varalle on olemassa järjestelmätuki.

Yksintyöskentelyssä huomioidaan turvallisen työn edellytykset ja työn perehdytyksessä käydään läpi ennalta suunnitellut toimintamallit sairaskohtausten ja tapaturmien varalle. Yksin työtä tekevän henkilön vointi tarkastetaan säännöllisesti ja työntekijällä on mahdollisuus hälyttää apua tarvittaessa. Myös yksintyöskentelyn aiheuttama henkinen kuormitus huomioidaan ja varmistetaan tuen saanti ja yhteisöllisyyden kokemus.

Uhkaavan käytöksen tunnusmerkkeihin osataan kiinnittää huomiota, jonka perusteella osataan toimia ennalta suunnitellun ja koulutetun toimintamallin mukaan (perehdytys ja harjoittelu). Työympäristön suunnittelussa ja työn organisoinnissa on huomioitu varautuminen (esim. pakoreitit ja kalusteiden sijoittelu). Avun hälyttäminen on mahdollista. On olemassa ohjeet myös esimerkiksi verkossa tapahtuvan häirinnän (mm. maalittaminen) ennaltaehkäisemiseksi ja tilanteissa toimimiseksi. Työntekijöillä on mahdollisuus defusing- ja debriefing-keskusteluihin joutuessaan kohtaamaan uhkaavia tilanteita.

Töiden suunnittelussa minimoidaan korkealla työskentely (esim. osakokoonpanot maassa). Korkealla työskentely suoritetaan aina turvallisesti ja putoaminen estetään teknisin ratkaisuin. Putoamissuojaus (mm. kaiteet, aidat) ja henkilönostimet valitaan tehtävän vaatimusten mukaan. Henkilökohtaisia putoamissuojaimia käytetään, mikäli putoamisvaaraa ei voida muilla keinoin poistaa. Nojatikkaita käytetään ainoastaan lyhytaikaisena, tilapäisenä kulkureittinä. Tasotikkaiden kunto ja soveltuvuus työhön tarkastetaan aina tehtäväkohtaisesti.

Työmatkustamiseen on olemassa ohjeistukset, jotka käydään läpi perehdytyksessä. Työmatkustamisen kuormittavuudesta keskustellaan ja pyritään löytämään keinoja kuormituksen vähentämiseksi ja voimavaratekijöiden vahvistamiseksi. Matkasuunnitelmista voidaan poiketa joustavasti, jos tilanne sitä vaatii (esim. väsymys, ajokeli). Työmatkoihin varataan riittävästi aikaa, mutta työkulttuuri sallii myöhästymisen tilanteen vaatiessa, jotta vältetään riskinottoa kiireessä.

Työn sujuvoittamiseksi ja kuormituksen vähentämiseksi hankitaan teknisiä apuvälineitä (esimerkiksi käsin tehtävät nostot ja siirrot). Apuvälineiden käyttöön perehdytetään ja niitä käytetään aktiivisesti. Tekniikan ja muiden käytettävissä olevien keinojen kehitys otetaan huomioon.

Koneiden ja laitteiden käyttöön perehdytetään tarkoin ja käydään myös läpi toiminta häiriötilanteissa. Laitehankinnoissa kiinnitetään huomiota käytettävyyteen (ml. ohjelmistot). Koneet ja laitteet tarkastetaan säännöllisesti ja pidetään kunnossa. Koneiden turvallisuus- ja suojalaitteita ei poisteta tai ohiteta. Koneiden ja laitteiden käyttö- ja huolto-ohjeet ovat saatavilla.

Apuna voitte käyttää erillistä HSE Litessä olevaa ”Kone ja laiteturvallisuus” –auditointilistaa.

Työssä käytetään ainoastaan toimivia ja ehjiä laitteita/työkaluja sekä huolto- ja kunnossapitokäytännöt on määritelty. Mm. akku-, sähkö- ja paineilmakäyttöisten työkalujen käyttöön perehdytetään ja niitä käytetään turvallisesti ja oikeaoppisesti. Fysikaaliset vaarat (kuten melu, tärinä, käryt ja pölyt) huomioidaan ja hallitaan.

Tiedot, taidot ja luvat ovat kunnossa liikkuvien työkoneiden (mm. trukit) käyttöön. Työnantajalla on lista työntekijöistä, joilla on lupa käyttää liikkuvia työkoneita. Työkoneille on olemassa selkeästi merkityt pysäköintipaikat ja mm. sähkötrukkien latauspaikoilla huomioidaan paloturvallisuusasiat.

Vaarallisiin nostoihin (mm. elementtinostot) tehdään aina nostosuunnitelma. Kaikissa nostoissa huomioidaan kappaleen aiheuttama putoamis- ja puristumisriski. Nostoalue rajataan, jotta henkilöt eivät liiku nostettavien taakkojen vaara-alueella. Nostureiden ja nostoapuvälineiden kunnosta huolehditaan ja ne tarkastetaan määräajoin.

Tietojärjestelmät ovat käytettäviä ja ne tukevat työssä onnistumista. Toimivat tietoliikenneyhteydet mahdollistavat tarvittaessa myös liikkuvan työskentelyn. Tietoturvallisuus huomioidaan sekä tekniikassa että henkilöiden työskentelyssä.