Haluaisitko saada vuorokauden riittämään ja oppia hallitsemaan aikaasi? Elämäntaidon valmentaja Iina Rytikangas ja yrittäjyyden professori Jarna Heinonen pohtivat, miten kiireen saa selätettyä.
Iina Rytikankaan Valmiina Coaching -yrityksen yksi suosituista valmennusteemoista on ajanhallinta.
– Autan näkemään toimintatapoja ja muuttamaan niitä, esimerkiksi lisäämällä suunnittelua ja priorisointia. Opettelemme tunnistamaan aikavarkaita ja energiasyöppöjä, jotta aikaa ja energiaa jäisi tärkeimpien asioiden tekemiseen, Rytikangas kertoo.
Yrittäjyyden professori Jarna Heinonen tutkii ja kouluttaa Turun kauppakorkeakoulussa.
– Kiire on suhteellinen käsite ja subjektiivinen tuntemus: toisen kiire voi olla toiselle löysää puuhailua. Aika on kuitenkin kaikille sama ja sen suhteen olemme tasa-arvoisia, Heinonen pohtii.
Mistä kiire johtuu?
Useimpien ihmisten mielestä kiire lisääntyy. Aika ei riitä ja tavoitteet ovat vaativia. Työpäivät ovat rikkonaisia ja täynnä keskeytyksiä.
– Mitä enemmän puhumme kiireestä, sitä enemmän myös koemme sitä, Heinonen toteaa.
– Rajaa vapaa-ajan ja työn välille on vaikeaa asettaa, koska olemme tavoitettavia ajasta ja paikasta riippumatta. Tähän voi itse useimmiten vaikuttaa, kuten myös kiireen tuntuun. Kyse on pitkälti omista valinnoista.
Rytikangas korostaa, että oma ajattelu määrittää todellisuuden kokemista. – Se, miten elämästäsi ajattelet, vaikuttaa siihen, miten sen koet. Ajattelu määrittää toimintaamme ja tunnetilojamme. Voit käyttää tätä tietoisesti hyväksesi ja vaikuttaa siihen, miten koet kiirettä. Ajanhallinta on samalla mielenhallintaa.
Tavoitettavuuden harha
Jotta ajan voisi saada paremmin hallintaan, on ymmärrettävä, mistä kiire syntyy. Yksi tämän päivän konkreettisista kiireen tunnun synnyttäjistä on Rytikankaan mukaan sähköposti.
– Monella meistä on sellainen olo, että sähköposteja pitää lukea ja niihin tulee vastata koko ajan. Voisiko sähköpostit lukea ja niihin vastata vaikkapa vain kerran päivässä? Rytikangas kysyy.
– Luulemme, että puheluihin ja viesteihin pitää vastata myös iltaisin, viikonloppuisin ja lomilla, koska iso tilaus voi jäädä saamatta.
Heinonen jakaa tunteen. – Jokainen hetki pitäisi olla tehokkaasti käytetty, mikä käytännössä voi olla ahdistavaa. Ihminen ei ole kone, ei edes mobiilien apulaitteidensa tukemana.
Ei aina niin täydellinen
Joskus kiireen syynä voi Rytikankaan mukaan olla myös väärä kunnianhimo ja menestyshakuisuus.
– Kunnianhimo vääristyy, kun mikään ei riitä saavutukseksi. Hän haluaa aina enemmän, paremmin, nopeammin ja tehokkaammin.
– Opetan valmennettavilleni, ettei kaikkea tarvitse tehdä aina yhtä hyvin. On tärkeää, että teemme tuloksen ja tulevaisuuden kannalta tärkeimmät asiat edelleen hyvin, mutta osalle rutiineista ja tehtävistä riittää vähempikin suoritustaso. Aina ei tarvitse olla täydellinen.
Kiire voi olla hyväksikin
Rytikangas ja Heinonen muistuttavat, että kiire on eri asia kuin stressi. Jatkuva kiire ja riittämättömyyden tunne voivat aiheuttaa stressiä, mutta kiire voi olla hyväksikin.
– Uskon, että sopivassa kiireessä ja paineen alla ihminen saa jopa enemmän aikaiseksi, Heinonen sanoo.
– Ihmisillä on kyky tsempata ja tehdä töitä paineen alla, kunhan edessä häämöttää hengähdystauko. Jos kiire jatkuu kuukaudesta tai vuodesta toiseen, seuraukset alkavat näkyä ja tuntua, Rytikangas lisää.
Jatkuvan kiireen seurauksena työn tulos kärsii ja laatu heikkenee. Kokonaisuuden hahmottaminen hämärtyy, alamme tehdä virheitä, myöhästelemme, aikataulut pettävät. Yhteistyö ja luovuus kärsivät. Emme jaksa suunnitella, uudistaa tai kehittää, unohdamme delegoinnin. Kaikesta tästä seuraa stressiä, uupumista, sairastumisia ja poissaoloja.
Hyvin suunniteltu, puoliksi tehty
– Vanha sanonta "Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty" pitää edelleen paikkansa. Omaa toimintaa voi suunnitella systemaattisesti niin työ- kuin yksityiselämässä. Huolehtimisen ja murehtimisen sijaan kannattaa miettiä, suunnitella ja organisoida, Rytikangas suosittelee.
Koska kaikki keskeneräiset, päättämättömät ja organisoimattomat asiat kuormittavat mieltä, niitä kannattaa kirjata ylös. Näin niitä voi selkeämmin myös käsitellä, lajitella ja organisoida. – Useimmille paperi, muistivihko, kännykkä tai kalenteri sopivat hyvin. Pääasia on, että merkinnät ovat yhdessä ja samassa paikassa.
– Kun olet kirjannut tehtävät ja keskeneräiset asiat ylös, mieti asia kerrallaan, mikä on seuraava toimenpide haluttuun lopputulokseen pääsemiseksi. Teetkö sen heti, delegoitko asian vai siirrätkö tuonnemmaksi? Järjestä tehtävät tärkeysjärjestykseen. Muista myös säännöllisesti päivittää ja tarkistaa listaasi, Rytikangas neuvoo.
Varo aikavarkaita ja energiasyöppöjä
– Ajankäyttömme on usein tulipalojen sammuttamista. Moni ihminen on tehokkaimmillaan vasta deadlinen lähestyessä, Rytikangas ja Heinonen tietävät.
– Asioita voi kuitenkin opetella ennakoimaan. Kun ennakoit, alitajunta lähtee työstämään asiaa eteenpäin. Näin ehdit myös delegoida, konsultoida kollegaa tai pyytää ulkopuolista apua.
Rytikangas kehottaa varaamaan asioille riittävästi aikaa, mutta varomaan samalla tarvitun ajan aliarviointia tai yliarviointia.
– Tee yksi asia kerrallaan. Kun keskityt, teet asian todennäköisesti kerralla oikein ja säästät aikaa. Muista myös varoa henkilökohtaisia aikavarkaitasi ja energiasyöppöjäsi. Kun tunnistat ne, voit opetella muuttamaan käyttäytymistäsi, Rytikangas neuvoo.
– Aikavarkaiden voittamisesta ja energiasyöppöjen häätämisestä saat rutkasti lisäenergiaa.
Vinkit
- Fokusoi ja priorisoi: keskity työsi kannalta olennaisiin tehtäviin.
- Luota muihin: delegoi ja tarvittaessa ulkoista tehtäviä.
- Ole suunnitelmallinen, mutta joustava: älä myy kalenteria liian täyteen.
- Jätä aikaa myös yllätyksille ja vaikkapa ajattelulle.
- Älä anna aikavarkaiden ja energia-syöppöjen tuhlata aikaasi.
- Muista tasapaino työ- ja vapaa-ajan välillä: lenkillä ajatus kiireestäkin kirkastuu.
Teksti: Sari Okko